5.5. Theo dõi và điều chỉnh dự trữ – Chương 5. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ – Giáo trình Quản trị Logistics – GS.TS.Đặng Đình Đào

Quy luật của dự trữ hàng hóa cho thấy rằng, khi sản xuất và khoa học công nghệ phát triển, lượng dự trữ tuyệt đối tăng lên, trong khi mức dự trữ tương đối lại có xu hướng giảm. Nguyên nhân của việc tăng dự trữ tuyệt đối là do khối lượng vật tư tiêu thụ trong sản xuất tăng lên. Đồng thời, tiến bộ trong vận chuyển hàng hóa và tăng tốc độ lưu chuyển tư liệu sản xuất làm cho dự trữ tương đối giảm. Như đã đề cập, lượng dự trữ tuyệt đối phụ thuộc vào mức tiêu dùng trong một đơn vị thời gian, và mức tiêu dùng bình quân ngày đêm lại dựa trên quy mô sản xuất, loại hình doanh nghiệp và danh mục vật tư sử dụng.

Trong cơ chế thị trường, quản lý dự trữ hàng hóa đóng vai trò quan trọng về kinh tế. Việc quản lý đúng đắn dự trữ giúp huy động được số lượng lớn vật tư vào chu chuyển. Những vấn đề cấp bách bao gồm phân bổ hợp lý lực lượng dự trữ, định mức dự trữ tại các doanh nghiệp, xác định lượng thông tin cần thiết để quản lý các loại dự trữ, ứng dụng công nghệ thông tin, và lựa chọn hình thức hạch toán, kiểm tra dự trữ.

Dự trữ hàng hóa thường gặp tình trạng hao hụt về số lượng và chất lượng, dẫn đến những tổn thất không thể tránh khỏi trong quá trình bảo quản. Dù vậy, việc duy trì dự trữ là cần thiết, do đó, quản lý dự trữ phải tập trung vào việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn đầu tư.
Các doanh nghiệp có thể cải thiện điều này bằng cách:
(1) Tăng tốc độ vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.
(2) Giảm chi phí lưu thông và hao tổn trong bảo quản.

Tối ưu hóa dự trữ trong nền kinh tế thị trường bắt đầu từ việc xác định mức dự trữ cần thiết cho từng sản phẩm. Cơ sở của công tác này là dự báo thị trường, phân tích giá cả và dự đoán tiêu thụ. Từ đó, doanh nghiệp tính toán khối lượng sản xuất và dự trữ hàng hóa trong các kho theo từng thị trường cụ thể.

Một yếu tố quan trọng trong tối ưu hóa dự trữ là xác định giới hạn tối đa. Ở Mỹ, lượng dự trữ thường không vượt quá ba tháng. Các công ty luôn nỗ lực giảm lượng dự trữ xuống mức tối thiểu, đồng thời đánh giá hiệu quả kinh doanh dựa trên giá trị lượng hàng hóa bán ra so với mỗi đô-la đầu tư vào dự trữ. Tỷ lệ giữa dự trữ sản xuất và tiêu thụ ở các quốc gia khác nhau: tại Mỹ là 33,8% (sản xuất) và 66,2% (tiêu thụ); ở Anh là 50% cho cả hai; còn Nga là 89,1% cho sản xuất và 10,9% cho tiêu thụ. Do đó, quản lý và kiểm tra dự trữ sản xuất thường xuyên là cần thiết.

Tại các doanh nghiệp, phương pháp quản lý và kiểm tra dự trữ sản xuất phụ thuộc vào điều kiện cụ thể. Các doanh nghiệp không có phương tiện kỹ thuật hiện đại thường sử dụng hệ thống “Tối đa – Tối thiểu.” Mỗi loại vật tư được quy định mức dự trữ tối đa (bao gồm dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ chuẩn bị) và tối thiểu (gồm dự trữ bảo hiểm và dự trữ chuẩn bị). So sánh mức dự trữ tối đa và tối thiểu với tồn kho thực tế giúp điều chỉnh lượng hàng hóa dự trữ.

Khi sản xuất đòi hỏi khối lượng vật tư lớn và việc tiếp nhận vật tư theo chu kỳ, kiểm tra dự trữ hàng ngày trở nên khó khăn. Do đó, dựa vào tần suất sử dụng từng loại vật tư, các doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống ABC, chia vật tư thành ba nhóm:

A: Sử dụng thường xuyên với khối lượng lớn;
B: Sử dụng không đều đặn với khối lượng nhỏ;
C: Sử dụng ngẫu nhiên với lượng tiêu thụ rất nhỏ.
Từng nhóm vật tư áp dụng phương pháp quản lý phù hợp. Nhóm A áp dụng phương pháp điều chỉnh liên tục, trong khi nhóm B và C áp dụng phương pháp định kỳ để điều chỉnh dự trữ. Doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để quản lý dự trữ một cách hiệu quả.

📝 Phương pháp theo dõi và điều chỉnh liên tục: Việc theo dõi sự biến động của vật tư diễn ra liên tục. Khi mức dự trữ thực tế bằng mức tối thiểu cộng với nhu cầu vật tư trong thời gian đặt hàng, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng với số lượng bằng mức dự trữ thường xuyên.
📝 Phương pháp theo dõi và điều chỉnh định kỳ: Doanh nghiệp định kỳ kiểm tra và đặt hàng.
Thời điểm đặt hàng dựa trên lịch trình, số lượng đặt hàng được tính theo công thức:
(Mức dự trữ tối đa) – (Mức tiêu dùng vật tư bình quân hàng ngày) x (Thời gian đặt hàng).

Mỗi ngày một câu truyền cảm hứng:
“Đừng sợ những kẻ thù tấn công bạn. Hãy cẩn thận những người nịnh hót bạn”.