6.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý kho hàng – 6.3. Tổ chức quản lý kho và các chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh kho hàng – Chương 6. QUẢN TRỊ KHO HÀNG HÓA – Giáo trình Quản trị Logistics – GS.TS.Đặng Đình Đào

Việc tổ chức bộ máy quản lý kho hàng phụ thuộc vào quy mô, khối lượng và danh mục hàng hóa lưu chuyển qua kho, mức độ phức tạp của quy trình nghiệp vụ kho, quy mô nhà kho và sự phân bố các kho trong phạm vi của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp thương mại (logistics) hoặc các doanh nghiệp kho hàng độc lập.

1. Tổ chức bộ máy quản lý kho tại doanh nghiệp sản xuất
Trong các doanh nghiệp công nghiệp, chức năng đảm bảo vật tư – kỹ thuật cho sản xuất (thương mại đầu vào) và tiêu thụ sản phẩm hoàn thiện (thương mại đầu ra) của doanh nghiệp được phòng cung tiêu chịu trách nhiệm. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, phòng cung tiêu có thể được tổ chức thành một phòng duy nhất hoặc tách thành hai bộ phận: phòng cung ứng vật tư và phòng tiêu thụ.

Thông thường, các kho nguyên vật liệu, nhiên liệu và vật tư phục vụ sản xuất sẽ trực thuộc phòng cung ứng vật tư, trong khi các kho thành phẩm sẽ thuộc phòng tiêu thụ. Tùy thuộc vào quy mô của kho trong doanh nghiệp, kho có thể được tổ chức thành một bộ phận riêng biệt, gọi là tổng kho hoặc bộ phận quản lý kho, trực thuộc trưởng phòng cung tiêu.

Bên cạnh hệ thống kho của phòng logistics, trong các doanh nghiệp sản xuất còn có các kho trực thuộc các phân xưởng và các phòng ban khác. Những kho này bao gồm kho nguyên vật liệu đặc thù dành riêng cho phân xưởng, kho bán thành phẩm và các kho dụng cụ, phụ tùng của các phòng ban chuyên môn khác như cơ điện, vận tải, điều độ…

2. Tổ chức bộ máy quản lý kho tại doanh nghiệp thương mại
Các doanh nghiệp thương mại thường có phạm vi hoạt động rộng, với nhiều chi nhánh, mạng lưới cửa hàng và quầy hàng trực thuộc. Do đó, các doanh nghiệp này thường tổ chức phòng quản lý kho hoặc phòng kho – vận để hỗ trợ lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành công tác quản lý kho hàng.

Doanh nghiệp thương mại thường xây dựng các tổng kho tại những địa điểm tập trung hàng hóa để bảo quản hoặc tại các cụm kho, điểm kho thuận lợi cho việc nhập, xuất và trung chuyển hàng hóa. Các kho này thường được bố trí gần các trung tâm logistics để thuận tiện cho quá trình dự trữ hàng hóa. Ngoài ra, ngoài các kho trực thuộc doanh nghiệp thương mại (tổng công ty, công ty), các cửa hàng và quầy hàng cũng có thể có kho riêng để phục vụ việc lưu trữ hàng hóa.

3. Tổ chức quản lý kho trong các doanh nghiệp kho hàng độc lập
Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kho hàng độc lập như tổng kho, công ty kho hàng, hoặc tổng công ty kho vận, là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh kho hàng một cách độc lập. Các doanh nghiệp này xây dựng và quản lý hệ thống kho chuyên dụng để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản và hải quan hàng hóa cho các khách hàng có nhu cầu.

Việc tập trung chức năng nhập, xuất, dự trữ và bảo quản hàng hóa tại các doanh nghiệp kho hàng độc lập giúp cho các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh có thể gửi hàng mà không cần xây dựng kho bãi riêng hoặc tổ chức bộ máy quản lý kho hàng. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, mở rộng quy mô kinh doanh và giảm chi phí liên quan đến hoạt động kho bãi.

Dù kho hàng được tổ chức theo loại hình nào, thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp hay hoạt động độc lập, mỗi kho đều phải có người phụ trách, thường là thủ kho. Ở những kho có quy mô nhỏ, chỉ cần một thủ kho là đủ; tuy nhiên, ở những kho lớn hơn, ngoài thủ kho còn có thể có thêm các vị trí như phụ kho, nhân viên làm việc theo ca và các nhóm nhân viên khác như nhóm vận chuyển hàng hóa, bảo quản, cán bộ kỹ thuật, kế toán kho hàng,…

Mỗi ngày một câu truyền cảm hứng:
“Cách thể hiện sự quan tâm cũng giống như áp dụng các nguyên tắc trong giao tiếp: cần chân thành, không giả tạo. Điều này phải mang lại lợi ích cho cả người thể hiện và người nhận. Cuối cùng, mục tiêu là đảm bảo cả hai bên đều cùng có lợi.”