6.3.2. Kế hoạch hoạt động kho hàng – 6.3. Tổ chức quản lý kho và các chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh kho hàng – Chương 6. QUẢN TRỊ KHO HÀNG HÓA – Giáo trình Quản trị Logistics – GS.TS.Đặng Đình Đào

1. Sự cần thiết của việc lập kế hoạch nghiệp vụ kho

Kế hoạch hóa nghiệp vụ kho là một công việc quan trọng trong quản lý kho hàng. Điều này bao gồm toàn bộ quá trình từ việc lập kế hoạch cho đến khi tổ chức thực hiện. Dù kho hàng thuộc một đơn vị kinh tế độc lập hay là bộ phận phụ thuộc vào sản xuất hoặc lưu thông, hoạt động của kho vẫn phải đáp ứng các mục tiêu đề ra và cần hòa nhịp với hoạt động sản xuất, lưu thông hàng hóa.

Khi có kế hoạch, kho sẽ chủ động phục vụ hiệu quả cho sản xuất và lưu thông, tránh tình trạng bị động như dồn dập nhập, xuất hoặc không có việc làm. Hoạt động của kho sẽ nhịp nhàng hơn, ăn khớp với sản xuất và kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế. Kế hoạch nghiệp vụ kho có thể do bộ phận kế hoạch của công ty kho vận lập, hoặc phòng kinh doanh, cung ứng của doanh nghiệp tùy thuộc vào lĩnh vực sản xuất hay thương mại (logistics).

2. Căn cứ và nội dung kế hoạch nghiệp vụ kho

📊 Chỉ tiêu kế hoạch mua bán hàng hóa của doanh nghiệp.
📝 Các hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp, khách hàng, bao gồm cả hợp đồng thuê bảo quản, thuê kho.
📦 Tiêu chuẩn kỹ thuật bảo quản và các định mức công tác kho (xuất, nhập, bảo quản) đã quy định.
🏗️ Cơ sở vật chất hiện có và khả năng phát triển trong kỳ kế hoạch.
📈 Kết quả hoạt động kỳ trước và dự báo phát triển kỳ tiếp theo.

Khi lập kế hoạch, cần có sự tham gia của các thủ kho và cán bộ kho trong việc thiết lập các chỉ tiêu và biện pháp thực hiện. Kế hoạch bao gồm ba chỉ tiêu chính:
📋 Chỉ tiêu nghiệp vụ kho theo danh mục.
👷 Chỉ tiêu lao động.
💰 Chỉ tiêu chi phí để thực hiện các hoạt động.
Các chỉ tiêu này được lập cho toàn bộ kho hoặc theo cụm kho, điểm kho cụ thể.

3. Tổ chức thực hiện kế hoạch nghiệp vụ kho

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nó trở thành kế hoạch chính thức, là cơ sở để quản lý kho điều hành hoạt động. Các chỉ tiêu trong kế hoạch cần được cụ thể hóa theo từng giai đoạn (quý, tháng, tuần) và được phân bổ cho các đơn vị kho (tổ, đội, gian hàng).

Khi tổ chức thực hiện, cần bố trí các phương án dự phòng để xử lý khi điều kiện thực hiện phương án chính không đạt yêu cầu. Ví dụ, phương án 1 là chính, các phương án còn lại là dự phòng. Quá trình thực hiện cần có kiểm tra, đánh giá kịp thời về số lượng và chất lượng, thông báo kết quả đến các bộ phận liên quan, đồng thời rút kinh nghiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ đã đề ra.

Mỗi ngày một câu truyền cảm hứng:
“Cái tốt hay xấu không nằm ở sự vật, hiện tượng hay hoàn cảnh, mà ở cách con người suy nghĩ về chúng.”