6.3.3. Chế độ sổ sách kho hàng hóa – 6.3. Tổ chức quản lý kho và các chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh kho hàng – Chương 6. QUẢN TRỊ KHO HÀNG HÓA – Giáo trình Quản trị Logistics – GS.TS.Đặng Đình Đào

📌 Việc quản lý kho hàng hóa là một công việc phức tạp, đặc biệt khi kho chứa hàng trăm, thậm chí hàng ngàn loại mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể có ký mã hiệu riêng và tên gọi đặc biệt, nhập từ nhiều nguồn khác nhau và xuất đến các điểm khác nhau. Số lượng và chất lượng của các mặt hàng này không ngừng biến động qua mỗi lần nhập xuất. Để giúp thủ kho nắm bắt chính xác và kịp thời tình trạng vật tư hàng hóa trong kho, một hệ thống sổ sách khoa học là vô cùng cần thiết.

📌 Hệ thống sổ sách trong kho giúp thủ kho ghi chép đầy đủ và chính xác về tình hình lưu chuyển của vật tư hàng hóa. Các thông tin như số lượng hàng hóa nhập vào, chất lượng từng mặt hàng, nguồn nhập, và thời gian nhập đều được ghi lại một cách chi tiết. Ngoài ra, sổ sách còn ghi lại thời gian mà hàng hóa được dự trữ trong kho và tình trạng hiện tại của chúng. Điều này không chỉ giúp thủ kho dễ dàng quản lý mà còn đảm bảo tất cả các hoạt động trong kho đều được kiểm soát một cách khoa học và minh bạch.

📌 Việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kho, chẳng hạn như nhập, xuất hay chuyển hàng, được thực hiện chính xác và đầy đủ thông qua việc ghi chép trên sổ sách. Điều này giúp cho thủ kho nắm bắt được toàn bộ các động thái của hàng hóa trong kho theo từng thời điểm cụ thể như ngày, tuần, tháng, hoặc quý. Từ đó, thủ kho có thể tổng hợp và cung cấp các số liệu chi tiết về tình hình nhập, xuất và tồn kho cho từng đối tượng hàng hóa hoặc từng nhóm mặt hàng.

📌 Hệ thống sổ sách không chỉ hỗ trợ thủ kho trong việc quản lý nghiệp vụ mà còn ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực như nhầm lẫn, mất mát hàng hóa hay gian lận trong quản lý kho. Khi có sự cố về số lượng hoặc chất lượng hàng hóa, sổ sách sẽ là nguồn tài liệu quan trọng để tra cứu và phát hiện kịp thời các sai sót. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính minh bạch trong quá trình quản lý kho. Ngoài ra, nó còn là công cụ hữu ích để phát hiện và ngăn chặn các hành vi tham ô trong quá trình vận hành kho hàng.

📌 Sổ sách còn giúp thủ kho nhanh chóng cung cấp thông tin chính xác cho các cấp quản lý và các bộ phận liên quan như bộ phận cấp phát, bộ phận thu mua và bộ phận sử dụng. Nhờ vào hệ thống sổ sách, các bộ phận này có thể nắm bắt được tình hình thực tế trong kho và có những quyết định kịp thời, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kinh doanh.

📌 Mỗi hoạt động nhập, xuất hay lưu trữ hàng hóa đều cần phải có chứng từ kèm theo, và chứng từ này là căn cứ để ghi chép vào sổ sách. Chứng từ ghi nhận sự kiện kinh tế phát sinh từng lần một, trong khi sổ sách ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra các sự kiện đó. Sau khi hoàn thành các hoạt động nhập, xuất hàng, thủ kho sẽ dựa vào các chứng từ này để ghi vào sổ sách, đảm bảo sự đồng bộ và liên kết chặt chẽ giữa hai loại tài liệu này.

📌 Chế độ sổ sách kho là một hệ thống quy định thống nhất về cách ghi chép và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kho thông qua sổ sách. Các loại sổ sách và quy trình ghi chép được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền, nhằm đảm bảo sự nhất quán trong việc quản lý và theo dõi kho hàng trên toàn hệ thống. Tuy nhiên, trong thực tế, do nhu cầu và đặc thù quản lý của từng đơn vị, mỗi bộ, địa phương hay đơn vị quản lý kho có thể tự đưa ra các quy định riêng về loại sổ sách và cách ghi chép phù hợp với điều kiện thực tế của mình. Điều này dẫn đến tình trạng mỗi kho có thể sử dụng các loại sổ sách khác nhau, với sự khác biệt về kích thước, nội dung ghi chép và cách thức ghi sổ.

Để đảm bảo hiệu quả quản lý, sổ sách của kho cần đáp ứng các yêu cầu sau:

📋 Phải phản ánh đúng đắn, chính xác và toàn diện các nghiệp vụ phát sinh trong kho, cũng như các thay đổi về số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa.
📚 Sổ sách phải phù hợp với danh mục mặt hàng trong kho, được trình bày đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng và thuận tiện cho việc ghi chép và tra cứu các nghiệp vụ.
🕒 Đảm bảo tính cụ thể và chính xác về thời gian, địa điểm, số liệu nhập xuất, cũng như quy định rõ trách nhiệm của người ghi, người giám sát, thẩm tra và duyệt quyết toán sổ sách.
📊 Sổ sách cần được tổ chức sao cho thuận lợi cho việc tổng hợp, thống kê và phân tích số liệu, giúp cho các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình kho và đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác.

Mỗi ngày một câu truyền cảm hứng:
“Quan tâm chân thành đến người khác có thể tạo nên điều kỳ diệu, không chỉ cho họ mà còn cho chính bạn.”