6.5. Công tác kiểm tra, kiểm kê kho – Chương 6. QUẢN TRỊ KHO HÀNG HÓA – Giáo trình Quản trị Logistics – GS.TS.Đặng Đình Đào

6.5.1. Ý nghĩa của công tác kiểm tra, kiểm kê kho

Kiểm tra là một chức năng quan trọng trong quản trị. Việc kiểm tra và kiểm kê cần được thực hiện đúng đắn, nghiêm túc và thường xuyên theo quy định, có vai trò rất lớn trong quản lý kho hàng.
📦 Nắm chính xác tình trạng kho về số lượng, chất lượng hàng hóa, các hoạt động nhập, xuất và tồn kho. Việc hiểu rõ tình hình hàng hóa, đặc biệt là tồn kho, giúp lập kế hoạch chính xác và triển khai nghiệp vụ xuất hàng nhanh chóng, kịp thời.
🔍 Phát hiện các hiện tượng chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, bao gồm thiếu/thừa, nhầm lẫn hoặc mất mát, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời.
📊 Đánh giá được những điểm mạnh và yếu trong công tác quản lý kho, từ đó có biện pháp cải thiện, nâng cao tinh thần trách nhiệm và trình độ quản lý của các bộ phận liên quan.
🏗️ Củng cố và tăng cường chế độ hạch toán, kỹ thuật bảo quản kho, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả quản lý kho và kinh tế tại các cơ quan quản lý cấp trên.

6.5.2. Nội dung và hình thức kiểm tra, kiểm kê kho

1. Nội dung công tác kiểm tra, kiểm kê
📋 Kiểm tra tình hình tổ chức quản lý kho, tuân thủ các chính sách, quy định.
📦 Kiểm tra tình trạng xuất, nhập, bảo quản hàng hóa về số lượng, chất lượng, cũng như các dịch vụ phục vụ khách hàng.
🏗️ Kiểm tra tình trạng sử dụng tài sản cố định, nguyên vật liệu, bao bì và việc tuân thủ kỷ luật lao động, chế độ chi tiêu.
🔍 Kiểm kê thường là xác định số lượng, chất lượng hàng hóa tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Công tác kiểm tra và kiểm kê thường đi liền với nhau nhưng cũng có thể được thực hiện độc lập.

2. Các hình thức kiểm tra, kiểm kê
📋 Kiểm tra kiểm kê thường xuyên: Là việc tự kiểm tra hàng ngày về tình trạng xuất, nhập, bảo quản hàng hóa và tổ chức lao động. Nhằm phát hiện nhanh các vấn đề hoặc thu thập thông tin kết quả hoạt động trong ngày để có biện pháp khắc phục kịp thời.
📅 Kiểm tra kiểm kê định kỳ: Được thực hiện theo thời gian cố định (tuần, tháng, quý, nửa năm, hoặc cuối năm).
🚨 Kiểm tra kiểm kê bất thường: Là kiểm tra đột xuất không theo lịch trình, thường xảy ra khi có nghi vấn tham ô, mất mát, hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, thay đổi nhân sự quản lý kho. Kiểm tra này có thể do đơn vị hoặc cấp trên thực hiện, phối hợp với bộ phận quản lý kho.
🔍 Kiểm tra kiểm kê một phần: Giới hạn trong một lĩnh vực hoặc một bộ phận cụ thể cần được kiểm tra.
📊 Tổng kiểm tra: Là kiểm tra toàn diện các hoạt động quản lý kho. Phạm vi tổng kiểm tra thường rộng lớn, bao quát các bộ phận liên quan. Tuy nhiên, mỗi đợt tổng kiểm tra cần xác định rõ phạm vi và mức độ.

Mỗi ngày một câu truyền cảm hứng:
“Nếu bạn muốn có những người bạn thật sự, hãy sẵn sàng làm điều gì đó cho họ, dành thời gian, nỗ lực và sự quan tâm chân thành mà không mong đợi lợi ích gì.”