2.6.2. Kỹ năng giao tiếp kinh doanh (Part IV) – 2.6. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP – Chương 2: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

🌟 2.6.2.6. Kỹ Năng Lãnh Đạo và Quản Trị

Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và động viên người khác để đạt được mục tiêu chung. Người lãnh đạo không chỉ hướng dẫn người khác làm việc mà còn khuyến khích họ làm việc một cách tự nguyện và nhiệt tình. Lãnh đạo là nghệ thuật gắn kết con người để họ cùng hướng tới một mục tiêu chung, tạo nên một đội ngũ mạnh mẽ và cùng nhau phát triển. Vai trò của người lãnh đạo không chỉ dừng lại ở việc quản lý công việc hàng ngày mà còn phải luôn có tầm nhìn chiến lược, tạo ra những ý tưởng mới và phát triển kế hoạch cho tương lai.

🧭 Vai Trò Của Người Lãnh Đạo
Lãnh đạo là người có nhiệm vụ tạo ra tầm nhìn dài hạn và chiến lược mới cho doanh nghiệp, giúp tổ chức đi đúng hướng trong bối cảnh thị trường thay đổi liên tục.
Người lãnh đạo cần phải luôn cập nhật xu hướng, biết đến những nghiên cứu mới nhất và kỹ năng hiện đại để điều chỉnh chiến lược phù hợp, từ đó dẫn dắt đội ngũ tới thành công.

🌱 Tầm Nhìn Và Chiến Lược:
Lãnh đạo phải có khả năng định hướng và dự đoán các thay đổi, đồng thời đưa ra các giải pháp sáng tạo để thích ứng với thách thức. Điều này không chỉ giúp tổ chức phát triển bền vững mà còn tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

🛠️ Vai Trò Của Người Quản Lý
Quản lý tập trung vào việc duy trì và vận hành các hoạt động đã được thiết lập sẵn, đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch và trơn tru.
Họ có trách nhiệm giám sát công việc hàng ngày, phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Do thường xuyên làm việc với nhân viên, người quản lý cần biết rõ ai là người phù hợp nhất với từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo rằng mỗi cá nhân được giao đúng công việc, đúng với khả năng và kỹ năng của họ.

🔑 Bốn Chức Năng Chính Của Người Quản Lý: Người quản lý thực hiện vai trò của mình thông qua bốn chức năng cốt lõi:
🔍 Lập Kế Hoạch (Planning): Lập kế hoạch là quá trình định rõ mục tiêu, xây dựng các bước hành động và dự báo tương lai. Người quản lý phải đảm bảo rằng kế hoạch không chỉ sát thực tế mà còn đúng hướng, đảm bảo rằng tổ chức đạt được kết quả mong muốn.
🛠️ Tổ Chức (Organizing): Tổ chức là việc phân công nhiệm vụ, giao quyền hạn và sắp xếp nguồn lực một cách hợp lý. Người quản lý cần đảm bảo rằng mọi bộ phận của tổ chức đều được sắp xếp hợp lý và phối hợp chặt chẽ để cùng đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.
🌟 Lãnh Đạo (Leading): Lãnh đạo không chỉ là chỉ huy mà còn là thu hút, lôi cuốn, và thuyết phục nhân viên làm việc với hiệu suất cao nhất. Nhà quản lý cần biết khích lệ và động viên nhân viên của mình, tạo điều kiện để họ phát triển năng lực.
🔗 Phối Hợp: Chức năng này bao gồm các hoạt động chỉ đạo, điều hành, phối hợp giữa các bộ phận để đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và theo đúng yêu cầu công việc.
📊 Kiểm Soát (Controlling): Kiểm soát là quá trình theo dõi và đo lường hiệu quả công việc, so sánh giữa mục tiêu ban đầu và kết quả thực tế. Từ đó, người quản lý có thể điều chỉnh, khắc phục sai sót, đảm bảo công việc diễn ra đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.

🔄 Phân Biệt Lãnh Đạo và Quản Lý
Lãnh đạo tập trung vào tầm nhìn và sự đổi mới, họ là người đưa ra chiến lược phát triển dài hạn và tìm cách cải tiến cơ cấu tổ chức. Họ luôn tìm kiếm giải pháp sáng tạo và định hướng tương lai.
Quản lý chú trọng vào việc duy trì ổn định, thực hiện kế hoạch đã đề ra một cách hiệu quả, đảm bảo mọi thứ được thực hiện theo đúng quy trình. Họ giám sát và kiểm soát công việc hàng ngày, điều chỉnh khi cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.

🚀 Kết Hợp Giữa Lãnh Đạo và Quản Lý:
Một tổ chức thành công cần sự kết hợp giữa lãnh đạo và quản lý. Lãnh đạo giỏi giúp định hướng, phát triển tầm nhìn mới trong khi quản lý đảm bảo mọi kế hoạch được thực thi một cách hiệu quả.

📈 Kỹ năng lãnh đạo và quản trị là những yếu tố không thể thiếu để vận hành tổ chức một cách thành công. Người lãnh đạo giỏi cần có tầm nhìn xa, luôn phát triển chiến lược mới và động viên đội ngũ nhân viên. Trong khi đó, quản lý đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ để đạt được mục tiêu đã đề ra. Sự kết hợp chặt chẽ giữa hai yếu tố này giúp tổ chức phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả công việc.

🌟 2.6.2.7. Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề và Ra Quyết Định

Giải quyết vấn đề và ra quyết định là hai khía cạnh liên kết chặt chẽ với nhau. Ra quyết định là bước không thể thiếu trong quá trình giải quyết vấn đề, vì ở mỗi bước giải quyết vấn đề, nhà quản trị đều cần phải đưa ra những quyết định quan trọng. Do đó, việc giải quyết vấn đề và ra quyết định được xem xét đồng thời trong quá trình quản trị.

🎯 Quá Trình Giải Quyết Vấn Đề
Giải quyết vấn đề là việc rút ngắn khoảng cách giữa thực tế và mục tiêu. Quá trình này giúp hiện thực tiến gần hơn với kỳ vọng của tổ chức hoặc cá nhân.
Giải quyết vấn đề là một chuỗi các bước từ xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân đến đề xuất giải pháp. Ra quyết định là bước đi cụ thể tại mỗi giai đoạn, đảm bảo mọi quyết định được đưa ra kịp thời và hợp lý.

🛠️ Ra Quyết Định Quản Trị
Ra quyết định quản trị là hành vi sáng tạo, nơi nhà quản trị phải định ra các chương trình, kế hoạch hoạt động để giải quyết các vấn đề đang chín muồi trong tổ chức.
Quyết định được dựa trên sự hiểu biết về quy luật khách quan của hệ thống bị quản trị và phân tích thông tin liên quan để đưa ra giải pháp tối ưu.

🔑 Vai Trò Quan Trọng Của Ra Quyết Định
✔️ Trung tâm của hoạt động quản trị: Ra quyết định là trung tâm của mọi hoạt động quản lý, đóng vai trò quyết định đến thành công hay thất bại của tổ chức.
🔗 Liên kết trong hệ thống: Mỗi quyết định quản trị liên kết với các quyết định khác trong hệ thống tổ chức, tạo nên một chuỗi phức tạp đòi hỏi sự tương tác và phối hợp giữa các yếu tố.
⚙️ Không thể thay thế: Ra quyết định là yếu tố then chốt, không thể bị thay thế bởi máy móc tự động hay vốn liếng tài chính. Đưa ra quyết định đòi hỏi trí tuệ, kinh nghiệm, và sự sáng tạo của con người.
⚠️ Hậu quả lớn: Mỗi quyết định đều có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức. Quyết định sai lầm hoặc không kịp thời có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng tới hiệu quả và uy tín của doanh nghiệp.

🧠 Quá Trình Ra Quyết Định
Quá trình ra quyết định bao gồm 6 bước chính, mỗi bước đều yêu cầu sự cẩn trọng và phân tích sâu sắc:
🧐 Xác định vấn đề: Đây là bước quan trọng nhất, nhà quản trị cần hiểu rõ bản chất của vấn đề và nhận diện đúng các thách thức mà tổ chức đang gặp phải.
📋 Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định: Phân tích các yếu tố tác động đến quyết định, bao gồm nguồn lực, mục tiêu, và tình hình thực tế. Điều này giúp nhà quản trị có tầm nhìn toàn diện hơn về vấn đề.
🔍 Thu thập và chọn lọc thông tin: Thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó chọn lọc thông tin quan trọng và đáng tin cậy để hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định.
💡 Quyết định giải pháp: Sau khi có đủ thông tin, nhà quản trị cần lựa chọn giải pháp tối ưu, có tính khả thi cao nhất, nhằm giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nhanh chóng.
📊 Tổ chức thực hiện quyết định: Khi đã đưa ra quyết định, cần tổ chức thực hiện với các kế hoạch cụ thể, phân bổ nguồn lực và theo dõi sát sao quá trình thực hiện để đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
✅ Đánh giá kết quả: Cuối cùng, nhà quản trị cần đánh giá kết quả thực hiện quyết định, so sánh với mục tiêu ban đầu để biết liệu quyết định đó đã đạt được mong đợi hay cần điều chỉnh.

⚙️ Công Cụ Hỗ Trợ Ra Quyết Định
Các công cụ định lượng và phân tích dữ liệu là những trợ thủ đắc lực giúp nhà quản trị tối ưu hóa quyết định của mình. Máy tính và phần mềm phân tích giúp xử lý thông tin nhanh chóng, từ đó giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện hơn trước khi đưa ra quyết định.
Quyết định có thể được thực hiện theo hai cách: quyết định cá nhân hoặc quyết định tập thể, tùy thuộc vào tính chất của vấn đề và quy mô của tổ chức.

🎓 Phẩm Chất Cần Có Khi Ra Quyết Định
Để đưa ra quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần có các phẩm chất và kỹ năng quan trọng:
🧠 Kinh nghiệm: Nhà quản trị cần có kinh nghiệm thực tế để có thể hiểu đúng và đánh giá chính xác các tình huống, từ đó đưa ra quyết định phù hợp.
🔍 Khả năng xét đoán: Một phẩm chất quan trọng giúp nhà quản trị nhìn nhận vấn đề toàn diện, đánh giá các yếu tố tác động và đưa ra quyết định khách quan.
💡 Óc sáng tạo: Sáng tạo là yếu tố không thể thiếu trong việc tìm ra những giải pháp mới, vượt qua các rào cản thông thường.
📊 Khả năng định lượng: Nhà quản trị cần có khả năng phân tích số liệu và đưa ra quyết định dựa trên các dữ liệu định lượng, giúp đảm bảo quyết định được đưa ra một cách khoa học và chính xác.

🔑 Ra quyết định và giải quyết vấn đề là những kỹ năng không thể thiếu của mỗi nhà quản trị. Để có thể giải quyết tốt mọi thách thức, nhà quản trị cần có kinh nghiệm, óc sáng tạo, cùng khả năng xét đoán và phân tích để đưa ra quyết định đúng đắn. Quyết định không chỉ ảnh hưởng tới hiệu quả mà còn quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức trong tương lai.