3.1.3. Các nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp – 3.1. Khái quát về Ngôn Ngữ và Lời Nói – Chương 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

🌟 (i) Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, cụ thể, lịch sự và chân thành
Sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp cần đảm bảo các tiêu chí sau để đạt hiệu quả cao nhất:
📢 Rõ ràng: Mọi thông điệp cần được truyền đạt một cách rõ ràng, để người nghe dễ dàng hiểu đúng nội dung bạn muốn nói. Nếu lời nói không rõ ràng, người nghe dễ bị hiểu lầm, gây ra những thông tin sai lệch hoặc không đạt được kết quả mong muốn.
🔄 Làm sao để rõ ràng?: Hãy nói mạch lạc, không nói lắp, nhấn mạnh vào các từ khóa quan trọng và trình bày một cách logic.
✂️ Ngắn gọn, súc tích: Thông tin ngắn gọn và chính xác sẽ dễ tiếp thu hơn. Khi bạn truyền đạt quá nhiều thông tin một lúc, người nghe có thể mất tập trung và không nắm bắt được ý chính.
🔑 Bí quyết: Chia nhỏ thông điệp của bạn, sử dụng câu ngắn, đơn giản và không lan man.
🎯 Chính xác: Đảm bảo rằng thông tin bạn đưa ra là đúng và có căn cứ. Việc sử dụng thông tin không chính xác hoặc từ những nguồn không đáng tin cậy có thể làm mất lòng tin và uy tín của bạn.
🔍 Làm sao để chính xác?: Nghiên cứu kỹ trước khi phát biểu, tránh suy diễn hoặc đưa thông tin thiếu kiểm chứng.
🛠 Cụ thể: Sử dụng các ví dụ và sự kiện cụ thể, rõ ràng thay vì thông tin chung chung hoặc phóng đại. Người nghe cần các ví dụ thực tế để dễ dàng hình dung và hiểu rõ vấn đề.
🌟 Ví dụ cụ thể: Khi đưa ra thông tin, nên minh họa bằng một sự kiện hoặc tình huống cụ thể để người nghe có cái nhìn rõ ràng hơn.
🤝 Lịch sự: Ngôn từ phải lịch sự và nhã nhặn, đặc biệt là khi bạn đang tranh luận hoặc trong các cuộc trò chuyện căng thẳng. Sự tôn trọng trong giao tiếp giúp mối quan hệ trở nên bền vững và tránh xung đột.
💡 Làm sao để lịch sự?: Hãy dùng từ “xin vui lòng”, “cảm ơn” và thể hiện thái độ tôn trọng, kể cả khi bạn không đồng tình với quan điểm của người khác.
❤️ Thật thà: Chân thành và thẳng thắn là yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Tuy nhiên, cần lưu ý giữ sự tế nhị, tránh làm tổn thương người nghe. Sự thẳng thắn phải đi kèm với sự nhạy cảm để tạo cảm giác an toàn cho người đối diện.
🎯 Cách thực hiện: Khi có điều gì cần góp ý, hãy thẳng thắn chia sẻ nhưng đồng thời giữ thái độ tích cực và tôn trọng.

🌍 (ii) Tập trung vào nội dung thông tin, không để cảm tính về người nói ảnh hưởng
👤 Đôi khi, chúng ta dễ bị chi phối bởi những định kiến về người nói mà bỏ qua nội dung họ đang chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn có ác cảm với đồng nghiệp, bạn có thể không lắng nghe một cách khách quan khi họ nói.
💬 Quan trọng là thông điệp, không phải người nói: Khi giao tiếp, cần chú trọng vào nội dung thay vì để cảm xúc cá nhân chi phối. Điều này giúp bạn có cái nhìn khách quan và đưa ra những đánh giá chính xác.

🔍 (iii) Tìm hiểu lý do sau thông tin, không chỉ tập trung vào nội dung
🤔 Sau khi tiếp nhận thông tin, hãy tự hỏi: Tại sao vấn đề này lại được đưa ra?. Việc hiểu lý do đằng sau thông tin sẽ giúp bạn hiểu rõ mục đích của người nói và nhìn thấy lợi ích hoặc tác động sâu xa.
📅 Ví dụ thực tế: Nếu công ty bạn thay đổi giờ làm việc từ 8 giờ đến 9 giờ, thay vì chỉ nhìn vào sự thay đổi, hãy nghĩ về tại sao công ty làm như vậy. Có thể việc linh động giờ làm sẽ giúp bạn tránh tắc đường và có thêm thời gian để chuẩn bị trước khi bắt đầu ngày làm việc.

👂 (iv) Lắng nghe kỹ rồi mới đưa ra đánh giá
🕰 Không vội vàng đánh giá khi chưa nắm đủ thông tin. Hãy lắng nghe kỹ càng trước khi phản hồi hoặc đưa ra kết luận.
💡 Lắng nghe tạo sự đồng cảm: Khi bạn dành thời gian để lắng nghe kỹ càng, bạn sẽ hiểu rõ hơn quan điểm của người đối diện và từ đó có thể đưa ra đánh giá chính xác, hợp lý.

✉️ (v) Không nhất thiết phải trao đổi trực tiếp, có thể sử dụng văn bản
📝 Đối với những người nhạy cảm hoặc khó tập trung, việc viết thư hoặc để lại tin nhắn có thể giúp họ tiếp thu thông tin tốt hơn. Đồng thời, đối với những người gặp khó khăn trong việc diễn đạt bằng lời nói, phương pháp này cũng là một lựa chọn hiệu quả.

🗣 (vi) Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu
📖 Đơn giản và rõ ràng: Hãy sử dụng từ ngữ dễ hiểu, tránh các thuật ngữ quá phức tạp hoặc lối nói quá hoa mỹ, khách sáo. Điều này giúp người nghe dễ dàng nắm bắt thông tin mà bạn muốn truyền đạt.
❌ Tránh ngôn ngữ chuyên biệt: Những từ ngữ chuyên ngành, lạ lẫm hoặc cách nói phức tạp sẽ tạo ra khoảng cách và làm cho giao tiếp trở nên khó khăn hơn.

🔄 (vii) Khuyến khích phản hồi
🗣 Phản hồi giúp xác định xem người nghe đã hiểu đúng thông điệp hay chưa. Khuyến khích người nghe đưa ra ý kiến, câu hỏi hoặc phản hồi về nội dung bạn đã truyền tải.
✅ Điều chỉnh nếu cần: Nếu phát hiện có sự hiểu nhầm, bạn có thể điều chỉnh và làm rõ thông tin để tránh những sai sót không mong muốn.

🤝 (viii) Xây dựng niềm tin và tôn trọng lẫn nhau
🏅 Niềm tin và sự tôn trọng là nền tảng của một cuộc giao tiếp hiệu quả. Khi có sự tôn trọng lẫn nhau, cuộc đối thoại sẽ trở nên cởi mở hơn và giúp các bên hiểu nhau hơn.
💬 Cởi mở và thẳng thắn: Giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng sẽ tạo ra không khí thân thiện và giúp cuộc đối thoại diễn ra thành công.

⚖️ (ix) Chú ý đến cấp bậc trong giao tiếp
📊 Trong môi trường công việc, cấp bậc và chức vụ là yếu tố quan trọng khi giao tiếp.
💼 Với cấp trên: Cần làm rõ các điểm chính, lắng nghe nhận xét và phản hồi một cách cụ thể.
👥 Với cấp dưới: Giải thích chi tiết, đưa ra hướng dẫn cụ thể và khuyến khích họ đưa ra phản hồi để đảm bảo sự hiểu biết đúng đắn về thông tin.