3.3.2. Kỹ năng soạn thảo văn bản (Part II) – 3.3. Kỹ Năng Đọc Hiểu Và Soạn Thảo Văn Bản – Chương 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

(i) Khái niệm về văn bản

Giao tiếp bằng ngôn ngữ: Hoạt động giao tiếp của con người từ xưa đã được thực hiện qua ngôn ngữ. Với sự ra đời của chữ viết, việc truyền tải thông tin qua các thế hệ và không gian đã trở nên dễ dàng và bền vững hơn.
Các quan điểm về văn bản: Hiện nay, có nhiều cách định nghĩa về văn bản, trong đó có ba quan điểm chính:
Quan niệm 1: Văn bản là một loại tài liệu hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.
Quan niệm 2 (ngôn ngữ học): Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, gồm nhiều câu có chủ đề thống nhất, trọn vẹn về nội dung và được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ.
Quan niệm 3 (nghiên cứu hành chính): Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin, sử dụng ngôn ngữ hoặc ký hiệu ngôn ngữ nhất định.

Văn bản là công cụ giao tiếp không thể thiếu trong đời sống xã hội, được dùng để ghi lại và truyền tải thông tin một cách rõ ràng, có hệ thống.

(ii) Các bước trong viết báo cáo sơ kết, tổng kết và báo cáo theo sự việc

Viết Báo cáo tổng kết: Là loại văn bản được ban hành sau khi hoàn thành hoặc cơ bản hoàn thành một công việc. Báo cáo sơ kết công tác năm của cơ quan, tổ chức cần được soạn thảo kỹ lưỡng, có sự đóng góp ý kiến từ các cá nhân và đơn vị liên quan.
Bước 1: Ban hành hướng dẫn về chủ trương sơ kết, tổng kết
Báo cáo sơ kết: Không yêu cầu văn bản hướng dẫn chi tiết vì đã có mẫu quy định hoặc nội dung đơn giản.
Báo cáo tổng kết: Cần có văn bản hướng dẫn chi tiết về nội dung, số liệu, ưu/khuyết điểm, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm, tiêu chuẩn thi đua, và thời hạn nộp báo cáo lên cấp trên.
Ví dụ: “Cần ghi rõ các vấn đề quan trọng, phân tích số liệu cụ thể, và đánh giá kết quả đạt được.”

Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáo
Nguồn thông tin cần thiết:
Văn bản quy phạm pháp luật: Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, hoặc các văn bản liên quan đến chuyên đề báo cáo.
Kế hoạch công tác: Đã được phê duyệt cho năm của cơ quan, tổ chức.
Báo cáo từ cấp dưới: Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoặc chuyên đề của các đơn vị gửi đến.
Số liệu thực tế: Do người viết báo cáo trực tiếp khảo sát và thu thập.

Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết
Đề cương báo cáo: Dựa trên văn bản hướng dẫn tổng kết từ cấp trên và tình hình thực tế của cơ quan. Đề cương giúp người viết trình bày nội dung một cách chính xác và đầy đủ. Cấu trúc đề cương: Gồm 3 phần chính:
Mở đầu: Trình bày bối cảnh, nhiệm vụ được giao, và mục tiêu báo cáo.
Nội dung: Tổng kết các kết quả đạt được, phân tích số liệu và đánh giá các chỉ tiêu.
Kết luận: Tóm lược các kết quả quan trọng, bài học kinh nghiệm, và kiến nghị cần thiết.
Việc viết báo cáo sơ kết và tổng kết đòi hỏi các bước cụ thể, từ việc ban hành hướng dẫn, thu thập thông tin, đến xây dựng đề cương. Mỗi phần cần được trình bày chi tiết, phân tích rõ ràng và có cấu trúc mạch lạc, giúp cho báo cáo trở nên dễ hiểu và đầy đủ.

Bước 4: Viết tên và nội dung báo cáo
Viết tên báo cáo:
Tên báo cáo sơ kết: Cần bao gồm loại văn bản (báo cáo), nội dung báo cáo (sơ kết công tác) và thời gian báo cáo (tháng hoặc quý).
Ví dụ: “Báo cáo sơ kết công tác quý I năm 2024”.
Tên báo cáo tổng kết: Phải bổ sung thêm phương hướng công tác cho thời gian tới.
Ví dụ: “Báo cáo tổng kết năm học 2023 – 2024 và phương hướng, nhiệm vụ năm học 2024 – 2025”.
Tên báo cáo chuyên đề: Bao gồm ba thành phần: loại văn bản (báo cáo), nội dung báo cáo (tổng kết chuyên đề) và thời gian (từ năm… đến năm…).
Ví dụ: “Báo cáo tổng kết chuyên đề về chất lượng giáo dục từ năm 2020 đến năm 2024”.
Viết nội dung báo cáo:
Báo cáo tổng kết năm và báo cáo chuyên đề cần bao gồm ba phần: Mở đầu, Nội dung, và Kết luận.
1. Phần mở đầu:
Nội dung chính: Trình bày chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, cũng như hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn và thuận lợi.
Mục đích: Giúp người đọc hiểu rõ những vấn đề sẽ được giải quyết trong báo cáo.
2. Phần nội dung:
Tổng kết công tác: Trình bày kết quả thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và chỉ tiêu kế hoạch được giao, kèm theo số liệu cụ thể để minh chứng.
Mục tiêu của phần này: Giúp người đọc đánh giá mức độ hoàn thành công việc (hoàn thành chỉ tiêu, vượt chỉ tiêu).
Phương pháp trình bày: Lập bảng so sánh giữa các chỉ tiêu và kế hoạch để làm rõ tiến độ và hiệu quả công việc, đồng thời so sánh với những năm trước để thấy sự tiến bộ hay thụt lùi của tổ chức.
Bài học kinh nghiệm: Đúc kết từ những thành công và sai lầm trong quá trình thực hiện, giúp tổ chức phát huy điều tốt và hạn chế những sai sót trong tương lai.
Báo cáo thi đua khen thưởng: Trình bày các tiêu chuẩn xét chọn và danh hiệu thi đua như: Lao động tiên tiến, Chiến sĩ thi đua cơ sở, Chiến sĩ thi đua cấp ngành, Huân chương lao động… Đồng thời, nêu rõ các mức thưởng và quyết định khen thưởng của lãnh đạo.
3. Phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm tới:
Nội dung chính: Trình bày các chỉ tiêu kế hoạch và nhiệm vụ trọng tâm của năm tới hoặc thời gian tới, kèm các giải pháp chính để đạt được các chỉ tiêu đó.
Chỉ tiêu kế hoạch: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và chỉ tiêu kế hoạch từ cấp trên.
Giải pháp thực hiện: Đưa ra các biện pháp cụ thể để thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
4. Phần kết luận:
Đánh giá chung: Tổng kết các kết quả chính của năm qua, những thành công, khó khăn và các bài học rút ra.Kiến nghị với cấp trên: Trình bày các đề xuất liên quan đến cơ chế, chính sách, hỗ trợ tài chính, khoa học – công nghệ, thiết bị, vật tư cần thiết để tổ chức hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ trong tương lai.
Việc viết báo cáo yêu cầu tuân thủ các bước và trình bày nội dung một cách đầy đủ, rõ ràng và chi tiết. Từ việc đặt tên báo cáo đến nội dung cần đảm bảo sự nhất quán và chính xác, kèm theo phân tích số liệu và so sánh cụ thể để giúp người đọc có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình công việc.