Tóm Tắt Chương 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

💬 Khái quát về ngôn ngữ và lời nói
🗣️ Lời nói và phong cách
📖 Kỹ năng đọc hiểu và viết văn bản
🔄 Kỹ năng phản hồi

🎀 Ngôn từ có khả năng thuyết phục nhưng cũng có thể khiến người khác khó chịu. ➽ ASPIRE
🎀 Lời nói mà bạn kiềm chế được là nô lệ của bạn, lời nói nào buột miệng thốt ra là kẻ sai khiến bạn. ➽ GAPHIT
🎀 Bạn phải rèn luyện trực giác – bạn phải tin vào tiếng nói bên trong mách bảo chính xác bạn phải nói gì, phải quyết định thế nào. ➽ INGRID BERGMAN
🎀 Lối giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống trọng tình và lối tư duy coi trọng các mối quan hệ. Nó tạo nên một thói quen đắn đo cân nhắc kĩ càng khi nói năng. ➽ TRẦN NGỌC THÊM
🎀 Các doanh nghiệp lớn luôn lấy ngôn từ làm vũ khí. Ngôn từ là chìa khóa cho sự phát triển bền vững. ➽ NOBUYUKI TAKAHASHI

🌟 Giao tiếp là gì?

Giao tiếp là một hoạt động tương tác, mục tiêu là đạt được sự hiểu nhau hoặc tạo ra sự thay đổi giữa hai hoặc nhiều người. Để trở thành một người có kỹ năng giao tiếp tốt, không chỉ cần hiểu rõ về nội dung giao tiếp mà còn phải rèn luyện liên tục, áp dụng vào mọi tình huống. Điều này giúp nâng cao khả năng giao tiếp và thay đổi cuộc sống theo chiều hướng tích cực.

🌍 Ngôn ngữ – Phương tiện giao tiếp chủ yếu
Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chính của con người, giúp chúng ta trao đổi mọi loại thông tin như:
🗣 Diễn tả hành động, sự vật, sự việc, trạng thái.
❤️ Bộc lộ cảm xúc, tình cảm và mong muốn.
💡 Chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng.
🚀 Hiệu quả giao tiếp bằng ngôn ngữ

💡Hiệu quả của việc giao tiếp bằng ngôn ngữ phụ thuộc vào:
📜 Nội dung của ngôn ngữ: Lời nói phải rõ ràng, chính xác và phù hợp với tình huống.
🎭 Tính chất của ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ có thể tạo ra các phản ứng mạnh mẽ, tác động đến cảm xúc và hành vi của người nghe.
🤲 Điệu bộ, cử chỉ khi nói: Trong giao tiếp trực tiếp, cử chỉ và nét mặt là yếu tố quan trọng để bổ trợ cho lời nói.
✉️ Chọn từ ngữ và phong cách khi viết: Trong văn viết, việc chọn từ và phong cách thể hiện có vai trò quyết định. Ngôn từ phải rõ ràng, súc tích và truyền tải đúng thông điệp để đảm bảo người đọc hiểu đúng ý bạn muốn truyền đạt.

📞 Vai trò của giọng nói khi giao tiếp qua điện thoại
Khi giao tiếp qua điện thoại, giọng nói trở thành yếu tố quyết định. Do không có ngôn ngữ cơ thể hỗ trợ, cách nói chuyện, âm lượng và nhấn nhá giọng nói sẽ quyết định hiệu quả của cuộc trò chuyện.

👥 Giao tiếp trực diện
Khi giao tiếp trực tiếp, yếu tố quan trọng nhất là:
👋 Cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể chiếm phần lớn trong việc truyền tải thông điệp.
🗣 Giọng nói là yếu tố quan trọng thứ hai, giúp diễn đạt cảm xúc và ý nghĩa của thông tin.
📝 Từ ngữ được sử dụng là yếu tố cuối cùng trong việc hỗ trợ quá trình truyền tải thông điệp.

📖 Kỹ năng đọc và tóm tắt
Đọc và tóm tắt là các phương thức thu thập thông tin quan trọng, bao gồm:
🔍 Kỹ năng đọc lướt: Giúp bạn nhanh chóng nắm được nội dung chính của văn bản mà không mất nhiều thời gian.
✂️ Kỹ năng tóm tắt: Giúp bạn nhận diện và nắm bắt từ khóa quan trọng, phân nhóm ý và tổng hợp nội dung. Kỹ năng này cần được rèn luyện thường xuyên để bạn tạo thói quen tóm tắt chính xác và ngắn gọn.

💬 Kỹ năng phản hồi
Phản hồi là sự phản ánh ý kiến giữa người nghe và người truyền tin, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả truyền thông. Khi nhận được phản hồi, người nghe có thể điều chỉnh hành vi, nâng cao hiệu quả giao tiếp.
✅ Phản hồi xây dựng: Là phản hồi mang tính hỗ trợ, giúp người nhận nhận biết điểm cần cải thiện mà không làm mất động lực.
🔍 Phản hồi theo kiểu “khen và chê”: Là những đánh giá chung chung, không rõ ràng, mang tính chủ quan và thường dựa trên quan điểm cá nhân của người đưa ra phản hồi.
⚙️ Các nguyên tắc phản hồi xây dựng
🔑 Phản hồi khi có sự chấp thuận: Trước khi đưa ra phản hồi, cần có sự đồng ý từ người nhận.
⏱ Phản hồi càng sớm càng tốt: Khi sự việc còn mới, cả người đưa và người nhận phản hồi vẫn nhớ rõ tình huống xảy ra.
🏠 Chọn địa điểm phù hợp: Phản hồi về vấn đề cá nhân nên được thực hiện ở không gian riêng tư.
👀 Phản hồi dựa trên hành vi cụ thể: Chỉ phản ánh những hành vi quan sát được, tránh đánh giá, áp đặt hay suy diễn.
🌟 Bắt đầu với điểm tích cực: Nêu những điểm tốt trước khi đưa ra các điểm cần cải thiện, giúp người nhận dễ tiếp thu hơn.
🔗 Chỉ nêu các vấn đề hiện tại, không liên hệ quá khứ: Tập trung vào những gì xảy ra ở thời điểm hiện tại thay vì xâu chuỗi các lỗi trong quá khứ.
📉 Không đưa ra quá 4 điểm cần cải thiện: Đưa quá nhiều điểm cải thiện có thể làm người nhận bị quá tải.
🔨 Chỉ phản hồi về hành vi có thể thay đổi: Nên thảo luận giải pháp cải thiện cho những hành vi có thể thay đổi được.
🎯 Khuyến khích người nhận phản hồi tự đưa ra giải pháp: Đặt câu hỏi mở để họ tự đánh giá và tìm cách giải quyết. Ví dụ: “Anh/chị nghĩ sao về vấn đề này? Lần sau sẽ làm gì khác?”
💡 Phản hồi vì lợi ích của người nhận: Mục đích chính của phản hồi là giúp người nhận phát triển, không phải để người đưa phản hồi thể hiện quan điểm cá nhân.

💪 Sức mạnh của ngôn ngữ trong giao tiếp
Ngôn ngữ có sức mạnh rất lớn trong quá trình giao tiếp:
💗 Lời động viên đúng lúc có thể xoa dịu nỗi buồn, giúp người khác vượt qua khó khăn.
🏆 Lời khen ngợi chân thành có thể trở thành động lực để người khác tiếp tục cố gắng.
🔥 Ngôn từ mạnh mẽ và quyết đoán giúp bạn tự tin hơn và tạo niềm tin ở những người xung quanh.

🧠 Lời khuyên về kỹ năng giao tiếp
Hãy luôn cố gắng rèn luyện và nâng cao vốn từ vựng, đồng thời tự tin trong giao tiếp. Giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả mà còn có khả năng thay đổi cuộc sống của bạn và những người xung quanh.