3.4. Kỹ Năng Phản Hồi (Part II) – Chương 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

1. Các nguyên tắc cần nhớ khi đưa ý kiến phản hồi xây dựng

📝 1. Đảm bảo sự đồng ý của người nhận trước khi phản hồi
Trước khi đưa ra bất kỳ ý kiến phản hồi nào, điều quan trọng là phải đảm bảo người nhận sẵn sàng tiếp thu. Điều này không chỉ giúp tạo ra môi trường thoải mái mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với họ. Việc nhận phản hồi khi chưa sẵn sàng có thể gây cảm giác khó chịu hoặc không thoải mái.

⏳ 2. Đưa phản hồi sớm nhưng chọn thời điểm thích hợp
Phản hồi càng được đưa ra sớm sau sự việc thì càng hiệu quả, bởi khi đó cả người đưa lẫn người nhận vẫn còn nhớ rõ chi tiết. Tuy nhiên, cần lưu ý đến trạng thái cảm xúc của cả hai bên. Nếu tâm trạng không ổn định, như khi người đưa hoặc người nhận đang tức giận hoặc buồn bã, tốt nhất nên chờ đợi cho đến khi cả hai cảm thấy bình tĩnh. Điều này sẽ giúp cuộc trao đổi diễn ra suôn sẻ hơn và thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả.

🏞️ 3. Chọn không gian phù hợp để phản hồi
Khi cần phản hồi về những vấn đề mang tính cá nhân hoặc nhạy cảm, hãy tìm một không gian riêng tư, thoải mái để cả hai có thể trao đổi một cách chân thành. Điều này giúp người nhận không cảm thấy bị bối rối hoặc áp lực trước mặt người khác.

👀 4. Dựa trên những quan sát cụ thể, không suy diễn
Phản hồi nên được xây dựng dựa trên những hành vi cụ thể mà bạn đã trực tiếp quan sát hoặc ghi nhận, thay vì dựa trên suy đoán hoặc đánh giá chủ quan. Điều này giúp đảm bảo tính khách quan và tránh những hiểu lầm không đáng có. Đưa ra những ví dụ cụ thể giúp người nhận dễ dàng hiểu rõ hơn về những điểm cần cải thiện.

🌟 5. Luôn bắt đầu bằng cách ghi nhận những điểm tích cực
Trước khi đề cập đến những điểm cần cải thiện, hãy bắt đầu bằng việc công nhận những thành tựu hoặc điểm tích cực mà người nhận đã làm tốt. Điều này không chỉ giúp người nhận cảm thấy được ghi nhận mà còn tạo ra tinh thần hợp tác. Khi đề cập đến những điểm cần cải thiện, chỉ nên tập trung vào vấn đề hiện tại, tránh lôi lại những sai lầm quá khứ trừ khi cần nhấn mạnh hành vi có tính lặp lại hoặc hệ thống.

🔢 6. Giới hạn số lượng điểm cần cải thiện
Một trong những yếu tố quan trọng khi đưa phản hồi là không nên quá tải thông tin cho người nhận. Hãy chọn tối đa 4 điểm cần cải thiện trong một lần trao đổi. Việc đưa quá nhiều thông tin có thể khiến người nhận cảm thấy choáng ngợp và khó tập trung vào những gì quan trọng nhất.

💡 7. Tập trung vào hành vi có thể thay đổi, không phải tính cách cá nhân
Khi đưa ra phản hồi, hãy nhắm đến những hành vi cụ thể mà người nhận có thể thay đổi được, thay vì phê phán tính cách hay phẩm chất cá nhân của họ. Điều này giúp phản hồi trở nên mang tính xây dựng và dễ chấp nhận hơn. Đồng thời, bạn có thể thảo luận về những giải pháp cụ thể để cải thiện hành vi đó.

🤔 8. Khuyến khích người nhận tự tìm giải pháp
Để giúp người nhận có cảm giác tự chủ trong quá trình cải thiện, hãy khuyến khích họ tự đưa ra những giải pháp bằng cách sử dụng các câu hỏi mở. Ví dụ: “Anh/chị nghĩ thế nào về vấn đề này?” hoặc “Nếu làm lại, anh/chị sẽ thay đổi điều gì?” Những câu hỏi này giúp người nhận tự đánh giá và tìm cách hoàn thiện hơn.

🎯 9. Phản hồi vì lợi ích của người nhận, không phải để thể hiện bản thân
Khi phản hồi, điều quan trọng là luôn nhớ rằng mục đích chính là giúp người nhận cải thiện. Phản hồi không phải là cơ hội để thể hiện sự hiểu biết hoặc quyền lực của bản thân. Hãy luôn nhạy cảm và cân nhắc về cách thông tin của bạn có thể tác động đến người nhận. Điều này giúp phản hồi trở nên hữu ích và mang lại hiệu quả tích cực cho cả hai bên.

Để giúp người nhận phản hồi dễ dàng cải thiện bản thân, điều quan trọng nhất không chỉ là nội dung phản hồi mà còn là cách bạn trình bày ý kiến của mình. Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý khi đưa ra phản hồi, nhằm đảm bảo người nhận có thể tiếp thu và thực hiện thay đổi một cách tích cực:
🔷 Trực tiếp và rõ ràng: Khi phản hồi, hãy đi thẳng vào vấn đề để tránh sự mơ hồ. Việc trình bày rõ ràng và cụ thể giúp người nghe hiểu chính xác điều bạn muốn nói và không phải suy đoán hay hiểu nhầm ý của bạn.
🔷 Thể hiện sự chân thành và quan tâm: Lời nói chân thành sẽ giúp người nhận cảm thấy bạn thực sự quan tâm đến sự tiến bộ của họ, và điều này khuyến khích họ sẵn sàng tiếp nhận phản hồi. Sự chân thành cũng là cách để thể hiện bạn tôn trọng và mong muốn điều tốt nhất cho họ.
🔷 Chú trọng vào giọng điệu: Cách bạn nói có thể quan trọng không kém nội dung bạn nói. Hãy sử dụng giọng nói bình tĩnh, ôn hòa và mang tính xây dựng. Một giọng điệu cáu kỉnh hoặc thất vọng dễ khiến người nghe cảm thấy bị chỉ trích, dù ý định ban đầu của bạn là giúp họ cải thiện. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng giọng nói của bạn thể hiện sự khuyến khích và tôn trọng.
🔷 Phản hồi tích cực trong môi trường giáo dục: Trong quá trình học tập, phản hồi tích cực đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bạn có thể nhận phản hồi từ giảng viên hoặc từ bạn học trong các bài tập nhóm và quá trình thực hành. Thậm chí, sinh viên cũng có thể phản hồi lại giảng viên để góp phần xây dựng môi trường học tập tích cực và hiệu quả hơn.
🔷 Thực hiện phản hồi thường xuyên và cân nhắc kỹ lưỡng: Bất kể phản hồi diễn ra dưới hình thức nào, nếu bạn thường xuyên áp dụng các nguyên tắc cơ bản như đã nêu và suy nghĩ kỹ về những lời khuyên tích cực bạn nhận được, thì đó chính là con đường nhanh nhất để bạn hoàn thiện kỹ năng của mình. Việc này không chỉ giúp bạn tiến bộ mà còn tạo ra sự hợp tác tốt hơn giữa bạn và những người xung quanh.

Lời khuyên chân thành là hãy luôn sử dụng phản hồi như một công cụ tích cực, giúp nhau phát triển và hoàn thiện. Khi bạn đưa ra phản hồi với mục tiêu giúp đỡ và cải thiện, người nhận sẽ có xu hướng tiếp thu tốt hơn và hành động hiệu quả hơn.

2. Nếu là Bích trong tình huống này, bạn sẽ ứng xử như (phản hồi) thế nào?

💡 1. Bình tĩnh và tự đánh giá tình hình
Trước khi đưa ra bất kỳ phản ứng nào, tôi sẽ giữ bình tĩnh và xem xét lại tình huống một cách khách quan. Việc không nhận được sự công nhận có thể khiến mình cảm thấy bất công, nhưng tôi sẽ cố gắng giữ cảm xúc trong tầm kiểm soát để không phản ứng quá vội vàng.
💬 2. Trao đổi trực tiếp với cô Ngà
Trong tình huống này, việc đối thoại trực tiếp là rất quan trọng. Tôi sẽ chọn thời điểm phù hợp để gặp riêng cô Ngà, bắt đầu bằng cách chia sẻ rằng tôi rất biết ơn cơ hội được làm việc cùng cô. Sau đó, tôi sẽ lịch sự và chân thành bày tỏ cảm xúc về việc không được ghi nhận công lao trong quá trình thi đua.
🔑 Cách tiếp cận:
Giữ tôn trọng: Tôi sẽ đảm bảo rằng mình không chỉ trích hay phê phán, mà thay vào đó là đặt câu hỏi với mong muốn tìm hiểu lý do.
Thể hiện mong muốn hợp tác: Tôi sẽ nhấn mạnh rằng mình muốn học hỏi từ cô và mong muốn có sự công bằng trong các thành quả của cả hai.
📚 3. Tập trung phát triển bản thân
Dù thế nào, tôi cũng sẽ giữ tinh thần tích cực và không để sự việc này ảnh hưởng đến sự nhiệt huyết trong công việc.
🌱 Học hỏi và phát triển: Tôi sẽ tiếp tục cải thiện kỹ năng giảng dạy, nâng cao kiến thức chuyên môn và tạo dựng uy tín trong trường.
💼 Chứng tỏ bằng năng lực: Tôi tin rằng nếu tiếp tục nỗ lực, kết quả sẽ tự nói lên giá trị của mình.
🧑‍🤝‍🧑 4. Lắng nghe ý kiến từ đồng nghiệp đáng tin cậy
Tôi sẽ chia sẻ một cách chân thành với một đồng nghiệp mà mình tin tưởng, nhưng không phải để nói xấu mà là để nhận lời khuyên. Họ có thể đưa ra góc nhìn khách quan và giúp tôi cân nhắc các bước tiếp theo.
📝 Lời khuyên hữu ích: Một người ngoài cuộc có thể giúp tôi nhìn nhận tình huống theo cách khách quan hơn và cho lời khuyên thực tế.
⚖️ 5. Nhờ sự hỗ trợ từ cấp trên (nếu cần)
Nếu mọi nỗ lực trao đổi trực tiếp không đem lại kết quả, tôi sẽ cân nhắc việc tham khảo ý kiến từ cấp trên hoặc Ban giám hiệu để làm rõ vấn đề. Tuy nhiên, tôi sẽ cố gắng giải quyết vấn đề này một cách tế nhị, không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ công việc.
🔄 6. Phát triển tư duy tích cực và bền vững
Tôi sẽ coi đây như một trải nghiệm để rèn luyện bản thân và học cách đối phó với những tình huống khó khăn trong môi trường làm việc. Thay vì để điều này làm mình nản lòng, tôi sẽ dùng nó như động lực để tiếp tục cố gắng.
✨ Giữ đam mê: Tình yêu nghề giảng dạy sẽ là động lực để tôi vượt qua khó khăn này và tiếp tục phấn đấu cho tương lai.
🚀 7. Xem xét các cơ hội mới
Nếu tình hình không cải thiện sau nhiều nỗ lực, tôi sẽ xem xét việc tìm kiếm một môi trường mới, nơi công sức của mình được công nhận. Tuy nhiên, đây sẽ là lựa chọn cuối cùng nếu các phương pháp khác không thành công.
🌍 Mở rộng cơ hội: Việc tham gia thêm các chương trình đào tạo, hội thảo sẽ giúp tôi phát triển sự nghiệp và mở rộng mạng lưới quan hệ.

Những cách ứng xử trên không chỉ giúp Bích đối mặt với tình huống khó khăn mà còn tạo cơ hội để phát triển bản thân, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và giữ vững đam mê trong công việc.