Những Lưu Ý Cần Biết Khi Làm Thủ Tục Hải Quan

1. Thời gian hoàn thành thủ tục hải quan
2. Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan

1. Thời gian hoàn thành thủ tục hải quan

Thời gian hoàn thành thủ tục phụ thuộc vào loại hàng hóa, quy trình kiểm tra, và mức độ chuẩn bị hồ sơ của doanh nghiệp. Để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp và theo dõi sát sao tiến trình thông quan.

🔸Hàng hóa luồng xanh: Đây là trường hợp nhanh nhất, không yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa hay hồ sơ giấy. Nếu hồ sơ khai báo chính xác, doanh nghiệp có thể hoàn thành thủ tục và thông quan chỉ trong 15 – 30 phút.
🔸Hàng hóa luồng vàng: Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để nộp cho hải quan xét duyệt. Nếu hồ sơ không có sai sót, thời gian xử lý thường kéo dài từ 2 – 4 giờ. Tuy nhiên, trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc có lỗi có thể mất nhiều thời gian hơn.
🔸Hàng hóa luồng đỏ: Hàng hóa bị kiểm tra thực tế, bao gồm cân đo, đối chiếu mã hàng, số lượng và các thông tin trên hồ sơ. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp giữa doanh nghiệp và các cơ quan liên quan, thường mất 1 – 2 ngày, hoặc lâu hơn nếu có sai lệch giữa hồ sơ và hàng hóa thực tế.
🔸Thủ tục hải quan ưu tiên: Các doanh nghiệp đủ điều kiện ưu tiên sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Thời gian xử lý cực kỳ nhanh chóng, thường chỉ mất 15 – 30 phút để hoàn tất.
🔸Hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành: Với các loại hàng hóa cần kiểm tra bởi cơ quan chuyên ngành (như kiểm định chất lượng, kiểm tra an toàn thực phẩm), thời gian xử lý sẽ kéo dài hơn, thường trong khoảng 1 – 3 ngày, phụ thuộc vào tốc độ làm việc của các cơ quan chức năng.

2. Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan

Khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp thường gặp phải một số lỗi phổ biến khiến quá trình xử lý bị chậm trễ hoặc gặp khó khăn, thậm chí có thể bị xử phạt. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách phòng tránh:

2.1. Khai báo thông tin sai hoặc thiếu
Lỗi khai báo sai thông tin là lỗi phổ biến nhất, thường xuất phát từ việc các thông tin khai trên phần mềm hải quan không khớp với bộ chứng từ. Các lỗi phổ biến bao gồm:
🔹Mô tả hàng hóa không đúng.
🔹Sai mã HS (mã hàng hóa), số lượng, đơn giá hoặc giá trị hàng hóa.
Mã HS đặc biệt quan trọng vì nó quyết định mức thuế xuất nhập khẩu và các quy định kiểm tra chuyên ngành. Nếu khai sai mã này:
🔹Doanh nghiệp có thể phải nộp mức thuế không phù hợp.
🔹Phát sinh yêu cầu kiểm tra chuyên ngành không cần thiết.
Hậu quả của việc khai sai bao gồm phải chỉnh sửa hồ sơ, liên hệ hải quan để điều chỉnh hoặc, trong trường hợp nghiêm trọng, phải hủy tờ khai và khai lại từ đầu. Điều này làm mất thời gian, chi phí và có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trước khi nộp tờ khai để đảm bảo chính xác.

2.2. Hồ sơ, chứng từ không đầy đủ
Đây là lỗi làm chậm trễ đáng kể trong quá trình thông quan. Một bộ chứng từ đầy đủ thường bao gồm:
🔹Hợp đồng thương mại.
🔹Hóa đơn thương mại.
🔹Vận đơn.
🔹Phiếu đóng gói.
🔹Giấy phép nhập khẩu (nếu có yêu cầu).
🔹Giấy tờ kiểm tra chuyên ngành (nếu áp dụng).
Thiếu bất kỳ giấy tờ nào trong số này sẽ làm quá trình thông quan bị kéo dài, dẫn đến chi phí lưu kho tăng và ảnh hưởng đến chuỗi sản xuất do hàng hóa không được nhập kho đúng thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng và kiểm tra cẩn thận các giấy tờ trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan.

2.3. Không kiểm tra kỹ các quy định về hàng hóa đặc thù
Một số loại hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành như:
🔹Kiểm dịch động thực vật.
🔹Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
🔹An toàn thực phẩm.
🔹Hóa chất và các sản phẩm đặc thù khác.
Nếu doanh nghiệp không nắm rõ và không chuẩn bị trước các giấy tờ cần thiết, hàng hóa sẽ bị giữ lại để chờ kiểm tra, gây chậm trễ và phát sinh chi phí không mong muốn.
Ngoài ra, nhập khẩu các mặt hàng thuộc danh mục hạn chế hoặc bị cấm có thể dẫn đến việc hàng hóa không được thông quan, gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín.