Shipper vs. Buyer: Who truly holds the responsibility for Documents & Customs under Incoterms 2020?

Trong thương mại quốc tế (In international trade), Incoterms 2020 đóng vai trò quan trọng trong việc xác định điểm chuyển giao rủi ro và chi phí (plays a crucial role in determining the point of risk and cost transfer) giữa các bên giao dịch (between trading parties). Bài viết này phân tích chi tiết trách nhiệm (This article provides a detailed analysis of) về tài liệu và hải quan của Bên Gửi (Shipper/Seller) và Bên Nhận (Buyer) (the documentation and customs responsibilities of the Shipper/Seller and Buyer) dựa trên các điều khoản khác nhau như FOB, FCA, CIF, CIP, EXW và DDP (based on various terms such as FOB, FCA, CIF, CIP, EXW, and DDP). Mỗi điều khoản quy định những yêu cầu cụ thể liên quan đến chứng từ (Each term specifies specific requirements related to documents), giấy phép xuất – nhập khẩu (export-import licenses) và thủ tục hải quan (and customs procedures), giúp các bên thực hiện giao dịch một cách minh bạch và hiệu quả (helping parties execute transactions transparently and efficiently). Qua đó (As a result), người bán và người mua có thể hiểu rõ trách nhiệm của mình (both sellers and buyers can clearly understand their responsibilities), từ việc cung cấp giấy tờ cần thiết (from providing necessary documentation) cho đến việc hoàn thiện các thủ tục hải quan tại các điểm giao nhận (to completing customs procedures at designated points of delivery). Nắm vững các quy định này sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro (Mastering these regulations will contribute to minimizing risks) và tránh những tranh chấp không cần thiết trong giao thương quốc tế (and avoiding unnecessary disputes in international trade).

1️⃣ EXW (Ex Works – Giao tại xưởng)

⚓ Chứng từ xuất xứ & Giấy phép xuất khẩu (Origin and Export Permits): Bên gửi cần cung cấp đầy đủ chứng từ về xuất xứ (The seller is responsible for providing all required origin certifications) và sắp xếp các giấy phép xuất khẩu cần thiết (and arranging any necessary export permits).
⚓ Nhập khẩu (Import Licensing & Collection): Bên nhận chịu trách nhiệm xin giấy phép nhập khẩu (The buyer is responsible for obtaining import licenses), làm thủ tục hải quan và các giấy phép cần thiết (and completing all customs formalities) khi lấy hàng tại điểm giao (once the goods are made available for collection at the seller’s premises).

2️⃣ FOB (Free On Board)

⚓ Thủ tục Hải quan xuất khẩu (Export Customs): Bên gửi chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan xuất khẩu (The seller is responsible for completing export customs formalities) và cung cấp các chứng từ cần thiết (and providing all necessary documents) (hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, v.v. – e.g., commercial invoice, packing list, certificate of origin, etc.).
⚓ Chứng nhận đặc thù (Special Certificates): Nếu cần (If required), bên gửi cũng phải cung cấp chứng nhận làm fumigation (xử lý diệt khuẩn) theo yêu cầu (the seller shall also provide fumigation certificates for the goods).
⚓ Thủ tục Hải quan nhập khẩu (Import Customs Clearance): Bên nhận chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan nhập khẩu (The buyer is responsible for completing import customs clearance) và thanh toán các khoản thuế, phí nhập khẩu (and paying any import duties and taxes).
⚓ Kiểm tra (Inspection): Bên nhận thực hiện kiểm tra hàng (nếu cần) (The buyer should conduct any necessary inspections) ngay khi hàng về đến cảng hoặc điểm giao nhận (of the goods upon arrival at the port or designated delivery point).

3️⃣ FCA (Free Carrier – Giao vận miễn phí)

⚓ Giấy phép xuất khẩu (Export Licensing) & Kiểm tra trước xuất hàng (Pre-Shipment Inspection): Bên bán phải xin giấy phép xuất khẩu (nếu có yêu cầu) (The seller must obtain any necessary export licenses) và sắp xếp các cuộc kiểm tra, giám sát hàng (and arrange pre-shipment inspections) trước khi giao cho người vận chuyển (before handing the goods over to the carrier).
⚓ Định giá hải quan xuất khẩu (Customs Valuation): Bên bán chịu trách nhiệm cung cấp thông tin (The seller provides the required information) để hoàn tất định giá hải quan liên quan đến hàng hóa (for customs valuation related to the export).
⚓ Chứng từ vận tải (Transportation Documents): Sau khi nhận hàng tại điểm giao (After receiving the goods at the designated handover point), bên nhận đảm bảo hoàn thiện các chứng từ vận tải cần thiết (the buyer ensures that all transport documents are correctly completed) (ví dụ: vận đơn, giấy tờ liên quan đến vận chuyển – such as the bill of lading or airway bill).

4️⃣ CIP (Carriage and Insurance Paid To – Vận chuyển và Bảo hiểm trả trước)

⚓ Chứng nhận kiểm dịch – thực vật (Phytosanitary Certificates): Bên bán sắp xếp các chứng nhận về kiểm dịch thực vật (The seller arranges for any required phytosanitary (plant health) certificates) nếu hàng hóa thuộc nhóm cần kiểm tra.
⚓ Hàng hóa đặc thù (Special and Dangerous Goods): Bên bán quản lý chứng từ liên quan đến hàng hóa nguy hiểm (The seller manages documentation for dangerous goods) hoặc các hạn ngạch đặc biệt (or special quotas) nếu có yêu cầu theo hợp đồng (as applicable under the contract).
⚓ Giám sát chứng từ (Documentation Review): Bên nhận thường phối hợp giám sát các chứng từ (The buyer coordinates with the seller to review shipping documents) như chứng nhận xuất xứ và chứng nhận kiểm dịch (e.g., certificate of origin and phytosanitary certificates) để hoàn tất thủ tục nhập khẩu (to complete the import process).

5️⃣ CIF (Cost, Insurance and Freight – Giá, Bảo hiểm và Cước)

⚓ Chứng từ vận tải (Shipping Documentation): Bên gửi cung cấp đầy đủ chứng từ vận tải cần thiết (The seller provides complete shipping documents) (Vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói – bill of lading, insurance certificate, commercial invoice, packing list). Đảm bảo các chứng từ liên quan đến tuân thủ quy định thương mại (and ensures compliance with any trade agreements) (ví dụ như chứng nhận KAFTA nếu có – as KAFTA) được hoàn thiện theo hợp đồng (as agreed in the contract).
⚓ Hải quan & Thuế nhập khẩu (Import Customs & Duties): Bên nhận thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu (The buyer undertakes the import customs clearance), thanh toán thuế (and pays all associated duties and taxes) và làm các chứng từ cần thiết (The buyer should also manage any required documents) (ví dụ như chứng nhận ưu đãi xuất xứ nếu được áp dụng – such as certificates of origin if applicable).

6️⃣ CFR (Cost and Freight – Giá và Cước)

⚓ Chứng từ liên quan đến hàng hóa nguy hiểm & ưu đãi xuất xứ (Dangerous Goods and Preferential Origin Documentation): Bên gửi cung cấp các tài liệu liên quan đến quản lý hàng hóa nguy hiểm (The seller is responsible for supplying documentation related to dangerous goods) và các chứng từ về ưu đãi xuất xứ nếu có (and for managing preferential origin certifications if required by the contract).
⚓ Nhập khẩu (Import Formalities): Bên nhận làm thủ tục hải quan nhập khẩu tại cảng đến (The buyer handles the import customs clearance at the destination port) và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan (and meets all related obligations).

7️⃣ DAP (Delivered At Place – Giao tại nơi đến)

⚓ Hải quan nhập khẩu cho hàng kiểm soát (For shipments involving controlled goods): Bên nhận chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan (the buyer is responsible for managing customs clearance) và hoàn thiện chứng từ đối với hàng hóa thuộc nhóm “hàng kiểm soát” nếu có yêu cầu (and any additional documentation requirements upon delivery).

8️⃣ DDP (Delivered Duty Paid – Giao hàng đã bao gồm thuế)

⚓ Hải quan nhập khẩu (Assistance with Import Customs) (mặc dù theo DDP, bên gửi chịu trách nhiệm làm thủ tục nhập khẩu – Although under DDP the seller is responsible for import customs clearance): Bên gửi sắp xếp “broker navigation” (hỗ trợ thông quan) (the seller must also coordinate with a customs broker) và chuẩn bị các chứng từ cần thiết (and prepare all necessary documentation required by the importing country) như giấy chứng nhận sử dụng cuối cùng (including end-use certificates).
⚓ Thông tin hải quan (Providing Information): Mặc dù bên gửi chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục nhập khẩu theo DDP (Although the seller completes import customs clearance under DDP), bên nhận cần cung cấp đầy đủ thông tin (the buyer must supply all necessary information) và tài liệu hỗ trợ để bên gửi hoàn thiện các thủ tục (and support documentation to facilitate the process).

Curious about how Incoterms 2020 clarifies documentation and customs responsibilities between sellers and buyers? This article explores key terms like FOB, CIF, and DDP, revealing the specific roles each party plays in ensuring smooth international transactions.

💡 Ready to dive in and uncover some valuable insights? 📖

Liệu niềm tin vào bản thân có đủ để bạn vượt qua một ‘Sếp tồi’ và những thách thức trong công việc?

Trong thế giới công việc, sức mạnh không phải lúc nào cũng đảm bảo chiến thắng. Những người thực sự chiến thắng, những người vươn lên và tạo dấu ấn, là những người không ngừng tin tưởng vào bản thân. Họ hiểu rằng, ngay cả khi đối mặt với một “sếp tồi” hay những thách thức từ môi trường làm việc, niềm tin vào chính mình mới là thứ giúp họ vượt qua. Bạn có thể không kiểm soát được người khác, nhưng bạn luôn có thể kiểm soát cách bạn phản ứng và cách bạn tin vào khả năng của chính mình.