Phân tích sai lầm trong Quy trình báo giá và chốt Deal của Sales Logistics (Phần 2)

⚙️ Quy trình báo giá chính xác (SOP – Standard Operating Procedure)

📥 BƯỚC 1: Thu thập thông tin đầy đủ từ khách hàng
Checklist thông tin bắt buộc:
☐ Commodity (loại hàng):
☐ HS Code:
☐ Hàng có nguy hiểm/đặc biệt không? (DG, OOG, Reefer):
☐ Origin (điểm đi):
☐ Destination (điểm đến):
☐ Volume/Weight: CBM / KG
☐ Container type cần: 20GP / 40GP / 40HC /
☐ Incoterms: EXW / FOB / CIF / DDP /
☐ Ready date:
☐ Yêu cầu thời gian vận chuyển:
☐ Địa chỉ lấy hàng chi tiết:
☐ Địa chỉ giao hàng chi tiết:
☐ Cần mua bảo hiểm không?:
☐ Khối lượng dự kiến/tháng: _
🔍 BƯỚC 2: Kiểm tra rate hiện tại
– Check rate từ carrier/agent (email, portal, phone).
– Confirm validity (hiệu lực) của rate.
– Xác nhận các surcharges hiện hành.
– Check space availability (còn chỗ không).
🧮 BƯỚC 3: Tính toán chi tiết tất cả chi phí
– List ra ALL possible charges.
– Phân biệt: Prepaid (trả trước) vs Collect (trả sau).
– Note rõ: chi phí nào là optional, chi phí nào là mandatory.
👥 BƯỚC 4: Crosscheck với Operations/Pricing team
– Gửi draft quotation cho internal review.
– Confirm destination charges với overseas agent.
– Double check các phí đặc biệt.
📄 BƯỚC 5: Chuẩn bị quotation chuyên nghiệp
Template quotation chuẩn phải có:
QUOTATION NO: Date:
Valid until:
Commodity:
Routing: Origin → Destination
Transit time: days
Service type: Port to Port / Door to Door

Charges Breakdown
ORIGIN CHARGES (PREPAID):

• Ocean Freight: $________
• BAF: $________
• CAF: $________
• THC Origin: $________
• Doc Fee: $________
• VGM: $________
  […]
  Subtotal Origin: $________

DESTINATION CHARGES (COLLECT):

• THC Destination: $________
• DO Fee: $________
• Customs Clearance: $________
  […]
  Subtotal Destination: $________

TOTAL ESTIMATED COST: $________

TERMS & CONDITIONS:
Note: [các lưu ý đặc biệt]
Rate valid until: __
Free detention: _ days
Subject to space & equipment availability
Exclude: [list những gì không bao gồm]
⚠️ BƯỚC 6: Disclaimer quan trọng. Luôn note rõ trong quotation
– All rates subject to change without prior notice
– Subject to carrier’s space and equipment availability
– Rates exclude customs duty, taxes, and any government charges
– Free detention: X days (additional days will be charged at $X/day)
– Rates based on general cargo, non-hazardous goods
📞 BƯỚC 7: Follow-up và clarification
– Gửi quotation → Gọi điện confirm khách nhận được.
– Giải thích rõ từng cost component.
– Answer questions, ready to adjust nếu có thông tin mới.

🛠️ Công cụ hỗ trợ báo giá chính xác

💾 1. Rate Management System
– Xây dựng database lưu trữ rate từ các carrier/agent.
– Update định kỳ (weekly/monthly).
– Phân loại theo trade lane, commodity.
📋 2. Quotation Template
– Chuẩn hóa format quotation.
– Checklist để không bỏ sót chi phí.
– Easy to update khi có thay đổi.
🔢 3. Calculator Tool
– Excel/Google Sheet tính nhanh total cost.
– Formula sẵn cho các surcharge %.
– Auto-convert currency.
📚 4. Knowledge Base
– Tài liệu hướng dẫn charges theo từng trade lane.
– FAQ về các phí phụ.
– Contact list: Ops team, Agent, Carrier.