Checklist Rà soát Hợp đồng Nhập khẩu hàng hóa bằng đường Hàng không (Contract Review Checklist)
1. Thông tin chung và pháp lý (General & Legal)
| Tiêu chí rà soát | Chi tiết cần kiểm tra | Tại sao quan trọng? (Rủi ro) |
| 1. Thông tin Người mua (Buyer) | Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế. | Phải khớp 100% với Giấy phép kinh doanh (ERC). Chỉ cần sai 1 chữ cái hoặc dấu phẩy, Hải quan VN có thể yêu cầu sửa tờ khai, rất mất thời gian. |
| 2. Thông tin Người bán (Seller) | Tên đầy đủ, Địa chỉ, Người đại diện. | Để đối chiếu với C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) sau này. Nếu tên trên Hợp đồng khác tên trên C/O, C/O sẽ bị bác -> Mất ưu đãi thuế. |
| 3. Số & Ngày Hợp đồng | Có số (No.) và Ngày (Date) cụ thể. | Bắt buộc để khai trên phần mềm ECUS5 VNACCS. |
| 4. Chữ ký & Con dấu | Chữ ký của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền). | Hải quan có thể yêu cầu giải trình nếu chữ ký không đúng thẩm quyền. |
2. Hàng hóa và Kỹ thuật (Commodity & Specifications)
| Tiêu chí rà soát | Chi tiết cần kiểm tra | Tại sao quan trọng? (Rủi ro) |
| 5. Tên hàng (Description) | Tên thương mại + Tên khoa học (nếu có) + Model/Serial. | Phải đủ chi tiết để áp mã HS. Tránh ghi chung chung (VD: “Machine” -> Phải ghi “Coffee making machine model X”). |
| 6. Mã HS (HS Code) | Có ghi mã HS dự kiến (ít nhất 4-6 số đầu). | Thống nhất mã HS để biết trước thuế suất và chính sách nhập khẩu. |
| 7. Xuất xứ (Origin) | Ghi rõ “Made in [Country]”. | Căn cứ để hưởng thuế ưu đãi đặc biệt (Form E, Form D, Form EUR.1…). |
| 8. Chất lượng (Quality) | Mới 100% (Brand new) hay Đã qua sử dụng (Used). | Cực quan trọng: VN cấm nhập nhiều loại hàng cũ. Nếu không ghi “Brand new”, Hải quan mặc định nghi ngờ là hàng cũ -> Mở kiểm hóa. |
3. Giá cả & Thanh toán (Price & Payment)
| Tiêu chí rà soát | Chi tiết cần kiểm tra | Tại sao quan trọng? (Rủi ro) |
| 9. Đơn giá & Tổng tiền | Kiểm tra phép nhân (Đơn giá x Số lượng) và loại tiền tệ (USD, EUR, JPY…). | Sai sót số học rất hay xảy ra. |
| 10. Incoterms | Ghi rõ điều kiện + Địa điểm + Phiên bản (VD: FCA Incheon Airport, Incoterms 2020). | Xác định ai chịu phí vận chuyển và ai chịu rủi ro mất hàng. Tránh dùng FOB cho hàng Air. |
| 11. Thông tin Ngân hàng | Tên NH, Swift Code, Số tài khoản (IBAN). | Hacker hay gửi email giả mạo đổi số TK. Chỉ chuyển tiền vào số TK ghi cứng trên Hợp đồng. |
| 12. Phí Ngân hàng | Phí bên nào bên nấy chịu (SHA) hay người mua chịu hết (OUR)? | Tránh tranh cãi khi tiền về đến tài khoản người bán bị thiếu do phí NH trung gian. |
4. Vận tải & Đóng gói (Logistics & Packing)
| Tiêu chí rà soát | Chi tiết cần kiểm tra | Tại sao quan trọng? (Rủi ro) |
| 13. Quy cách đóng gói | Kích thước kiện, loại vật liệu (Gỗ, Carton, Pallet). | Tránh bị tính cước theo thể tích (Volume Weight). Yêu cầu đóng gói tiết kiệm diện tích nhất có thể. |
| 14. Nhãn mác (Shipping Mark) | Trên thùng hàng phải dán nhãn: Tên hàng, Xuất xứ, Tên người nhập khẩu. | Nghị định 111/2021/NĐ-CP của VN phạt rất nặng (lên tới 60-80 triệu) nếu hàng nhập về không có nhãn phụ/nhãn gốc thể hiện xuất xứ. |
| 15. Thời gian giao hàng | Cargo Ready Date (Ngày hàng xong) vs. ETD (Ngày bay). | Để Forwarder kịp book chuyến bay. |
| 16. Phạt chậm giao hàng | Mức phạt (% trên giá trị) nếu giao chậm. | Tạo áp lực để nhà cung cấp ưu tiên đơn hàng của bạn. |
Mục tiêu: Tiết kiệm cước phí và đảm bảo an toàn.
5. Chứng từ yêu cầu (Required Documents)
Mục tiêu: Có đủ giấy tờ để làm thủ tục Hải quan.
Trong hợp đồng phải có điều khoản: “Seller must provide the following documents…” (Người bán phải cung cấp các chứng từ sau…):
⬜ Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) – 03 bản gốc.
⬜ Packing List (Phiếu đóng gói) – 03 bản gốc.
⬜ Air Waybill (Vận đơn hàng không).
⬜ Certificate of Origin (C/O) Form… (Nếu cần để giảm thuế) – Bản gốc.
⬜ Technical Docs/Catalog (Để giải trình với Hải quan nếu bị hỏi về công dụng).
⬜ Test Report/Health Certificate (Nếu là hàng thực phẩm/mỹ phẩm).
