Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường Hàng không – Bước 1: Đàm phán, Soạn thảo & Ký kết Hợp đồng (Sales contract) – Bộ khung pháp lý thương mại

1. Hình thức của Hợp đồng (Contract Form)

Trong thực tế, không phải lúc nào cũng cần một bản hợp đồng dài 10 trang. Tùy vào quy mô, bạn có thể sử dụng các hình thức sau, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý:
⏺️ Sales Contract (SC): Hợp đồng chính thức (Khuyên dùng cho đơn hàng lớn, đối tác mới).
⏺️ Purchase Order (PO) & Proforma Invoice (PI): Với các đối tác thân thiết hoặc đơn hàng nhỏ, việc Người mua gửi PO và Người bán gửi lại PI (có chữ ký/đóng dấu xác nhận) cũng được xem là một hợp đồng có hiệu lực pháp lý.
Lưu ý: Dù dùng hình thức nào, phải có số Hợp đồng (Contract No.) và Ngày (Date) rõ ràng để phục vụ khai báo hải quan sau này.

2. Tối ưu hóa các Điều khoản (Terms & Conditions) cho Hàng Air

a. Điều khoản Tên hàng & Quy cách (Commodity & Quality)
Ngoài tên thương mại, nên chốt luôn Mã HS (HS Code) dự kiến trong hợp đồng.
Để cả hai bên thống nhất cách phân loại hàng, giúp bên nhập khẩu check trước thuế và chính sách, tránh việc người bán khai một đằng, người mua khai một nẻo dẫn đến bị Hải quan phạt.

b. Điều khoản Giá cả (Price & Incoterms)
Tuyệt đối ghi rõ phiên bản Incoterms (VD: Incoterms 2020).
Với hàng Air: Nên ưu tiên đàm phán giá FCA (Free Carrier) thay vì FOB.
FCA chuyển giao rủi ro cho người mua ngay khi hàng giao cho Forwarder tại kho sân bay đi. Còn FOB (dành cho đường biển) yêu cầu hàng phải lên tàu mới hết trách nhiệm. Dùng FOB cho hàng Air là sai về mặt kỹ thuật và gây tranh chấp nếu hàng hư hỏng trong kho sân bay chờ bốc xếp.

c. Điều khoản Đóng gói (Packing & Marking)
Cực kỳ quan trọng với Hàng Air: Đây là điều khoản thường bị bỏ qua nhưng lại gây mất tiền nhiều nhất (Chargeable Weight).
Quy định: Hàng phải đóng gói theo tiêu chuẩn IATA (Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế).
Quy định rõ kích thước kiện hàng và chất liệu (Carton, Pallet gỗ, kiện gỗ kín…).
Thêm câu: “Seller shall be responsible for minimizing the volume weight aimed to save freight cost” (Người bán chịu trách nhiệm đóng gói tối ưu thể tích để tiết kiệm cước). Nếu người bán đóng hàng quá kềnh càng (nhiều khoảng trống), họ phải chia sẻ phí vận chuyển chênh lệch.

d. Điều khoản Giao hàng (Delivery Time & Lead Time)
Hàng Air đi rất nhanh (1-2 ngày), nhưng thời gian chuẩn bị hàng (Lead time) mới lâu.
Quy định: Ghi rõ “Ngày hàng sẵn sàng” (Cargo Ready Date) thay vì chỉ ghi ngày tàu chạy. Phạt chậm giao hàng (Penalty) cần quy định rõ vì trễ 1 ngày hàng Air ảnh hưởng lớn đến dây chuyền sản xuất/kinh doanh gấp.

e. Điều khoản Thanh toán (Payment)
Hàng Air về rất nhanh, chứng từ gốc (Original Docs) gửi qua chuyển phát nhanh (DHL/FedEx) thường về chậm hơn hàng.
Giải pháp: Ưu tiên T/T (Telegraphic Transfer): Cọc 30%, 70% khi có bản Scan Bill (Copy of AWB).
Nếu dùng L/C (Thư tín dụng): Phải quy định L/C cho phép chấp nhận “Surrender AWB” (Vận đơn điện giao hàng) hoặc bộ chứng từ gửi trực tiếp (Documents to be sent directly to Applicant) để kịp lấy hàng. Tránh việc hàng nằm kho chờ ngân hàng kiểm bộ chứng từ.

f. Điều khoản Bảo hành & Khiếu nại (Warranty & Claim)
Quy định thời hạn khiếu nại (Claim period).
Với hàng Air, hư hỏng thường do va đập hoặc nhiệt độ (với hàng lạnh). Cần quy định rõ: Nếu hàng vỡ do đóng gói kém –> Người bán đền. Nếu hàng vỡ do vận chuyển –> Bảo hiểm/Forwarder đền.

3. Điều khoản Trọng tài & Luật áp dụng (Arbitration & Applicable Law)

Nếu xảy ra tranh chấp, sẽ xử theo luật nước nào? Án phí ai chịu?
Với các hợp đồng vừa và nhỏ, nên chọn Trung tâm Trọng tài Thương mại (như VIAC tại Việt Nam hoặc SIAC tại Singapore) thay vì Tòa án để giải quyết nhanh gọn hơn.

VÍ DỤ MINH HỌA (CASE STUDY)
Tình huống: Công ty A (Việt Nam) nhập khẩu 500 chiếc Laptop từ Công ty B (Đài Loan) qua đường hàng không Nội Bài (HAN).
So sánh Hợp đồng Sơ sài vs. Hợp đồng Chuyên gia:

Tiêu chí	Hợp đồng Sơ sài (Rủi ro)	Hợp đồng Chuyên gia (An toàn)
Giá (Incoterm)	Price: 1000 USD/pcs FOB Taipei.	Price: 1000 USD/pcs FCA Taoyuan Airport, Incoterms 2020.
Đóng gói	Standard packing. (Đóng gói tiêu chuẩn)	Đóng gói thùng Carton 5 lớp, có xốp chống sốc, kích thước mỗi kiện không vượt quá 60x50x40cm (để tối ưu cước Volume), dán nhãn “Fragile” (Dễ vỡ) và nhãn Pin Lithium theo chuẩn IATA.
Thanh toán	100% L/C at sight.	T/T 30% deposit, 70% before shipment (Vì L/C tốn phí cao và chậm so với tốc độ hàng bay về trong ngày).
Phạt vi phạm	Không đề cập.	Nếu giao chậm quá 3 ngày, Người bán chịu phạt 0.5% tổng giá trị hợp đồng/ngày và chịu mọi chi phí cước Air chênh lệch (nếu giá cước thị trường tăng).