2.2. Nội dung quản trị Logistics đầu vào (Inbound Logistics) – Chương 2: Quản Trị Logistics Doanh Nghiệp – Giáo trình Quản trị Logistics – GS.TS.Đặng Đình Đào

Mỗi doanh nghiệp đều có mối quan hệ qua lại với nhiều đơn vị kinh tế khác. Điều này thể hiện ở việc thường xuyên trao đổi các loại hàng hóa trên nhiều thị trường khác nhau. Doanh nghiệp mua trên các thị trường này những hàng hóa cần thiết cho quá trình sản xuất của mình. Những sản phẩm cần thiết do các đơn vị kinh tế khác cung cấp có thể là những mặt hàng cụ thể, dịch vụ và bản quyền. Đây chính là đối tượng của hoạt động mua sắm và quản lý vật tư ở các doanh nghiệp. Toàn bộ đối tượng của quá trình mua sắm và quản lý vật tư có thể được chia thành 2 nhóm lớn: vật tư và dịch vụ cần thiết cho sản xuất kinh doanh.
⏩ Vật tư là toàn bộ các đầu vào vật chất được sử dụng trực tiếp hay gián tiếp vào quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Vật tư tồn tại dưới hai dạng cơ bản là phương tiện sản xuất và nguyên liệu sản xuất.
▶️ Phương tiện sản xuất bao gồm: Mặt bằng đất đai, nhà cửa và toàn bộ trang thiết bị máy móc của doanh nghiệp.
▶️ Nguyên vật liệu bao gồm:
🔧 Vật liệu: Đây là phần chủ yếu được đưa vào sản xuất.
🧩 Phụ liệu: Cũng là một phần của các thành phẩm, tuy có giá trị nhưng tầm quan trọng ít hơn.
⚡ Nhiên liệu: Không được xem là thành phần sản phẩm hoàn thiện mà chỉ dùng để hoàn thiện chúng (ví dụ: điện, dầu,…).
⏩ Các dịch vụ được sử dụng cũng khá đa dạng, ví dụ như hoạt động tín dụng, tư vấn về thuế… Bản quyền cũng có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo cho doanh nghiệp có được những phát minh sáng chế hay bản quyền (đó là quyền được sử dụng phát minh, sáng chế của người khác để sản xuất ra sản phẩm nào đó).

Yêu cầu đối với hoạt động mua sắm và quản lý vật tư là đảm bảo cung ứng một lượng vật tư hoặc dịch vụ cần thiết, đúng chất lượng và kịp thời về tiến độ cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh. Để đạt được các yêu cầu này, trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư, các doanh nghiệp cần phải xác định rõ: Cần mua cái gì? Chất lượng ra sao? Số lượng bao nhiêu? Mua lúc nào? Mua ở đâu?

Để trả lời những câu hỏi trên, quá trình mua sắm và quản lý vật tư cần được tổ chức một cách khoa học từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu tổ chức mua sắm và quản lý. Về mặt nội dung, mua sắm và quản lý vật tư bao gồm tất cả các hoạt động nhằm kiểm soát quá trình vận hành của các luồng vật tư, dịch vụ trong chu trình kinh doanh, từ việc xác định nhu cầu vật tư, xây dựng các kế hoạch nguồn hàng, tổ chức mua sắm đến quản lý dự trữ, cấp phát, quyết toán sử dụng, và phân tích, đánh giá quá trình quản lý vật tư. Quá trình này được mô hình hóa trong hình 2.1.

⏭️ Xác định nhu cầu và lập kế hoạch vật tư: Việc này nhằm trả lời ba câu hỏi cơ bản: những danh mục vật tư cần thiết, số lượng mỗi loại vật tư, và phân phối nhu cầu theo thời gian (thời điểm cần thiết). Trên cơ sở kết quả xác định nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch yêu cầu vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kế hoạch này là cơ sở để lựa chọn phương thức đảm bảo vật tư.
⏭️ Xác định phương thức đảm bảo vật tư: Có ba phương thức chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn: mua, tự sản xuất, hoặc thành lập liên minh chiến lược trong cung ứng vật tư. Sau khi chọn được phương thức, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch và tổ chức mua sắm để đáp ứng nhu cầu.
⏭️ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm: Kế hoạch mua sắm vật tư được lập trên cơ sở cân đối giữa nhu cầu và khả năng tự sản xuất. Nội dung cơ bản bao gồm danh mục vật tư cần mua, số lượng từng loại, thời điểm mua, các nguồn cung cấp tiềm năng và ngân sách. Đây là cơ sở để hướng dẫn hoạt động mua sắm, từ việc lập đơn hàng đến tiếp nhận vật tư.
⏭️ Quản lý vật tư nội bộ: Sau khi tiếp nhận vật tư, doanh nghiệp tiến hành quản lý nội bộ. Công tác này bao gồm quản lý dự trữ, bảo quản vật tư, cấp phát nội bộ và quyết toán sử dụng.
⏭️ Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư: Việc phân tích bao gồm số lượng, chất lượng, tính kịp thời, tính đồng bộ và hiệu quả sử dụng vật tư, làm cơ sở cho các cải tiến trong quá trình mua sắm và quản lý.

❓Câu hỏi ôn tập & thảo luận: Nội dung của quản trị Logistics đầu vào của doanh nghiệp

Nội dung của quản trị Logistics đầu vào của doanh nghiệp (Inbound Logistics) bao gồm việc quản lý quá trình cung ứng vật tư và dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Các nội dung chính bao gồm:

📦 1. Quản lý mối quan hệ với các đơn vị cung cấp:
Doanh nghiệp có mối quan hệ với nhiều đơn vị kinh tế khác, từ đó thường xuyên trao đổi các loại hàng hóa và dịch vụ. Các hàng hóa này có thể là sản phẩm cụ thể, dịch vụ, hoặc bản quyền.
🔧 2. Vật tư cần thiết cho sản xuất kinh doanh:
➡️ Vật tư: Toàn bộ các đầu vào vật chất được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp trong sản xuất.
Vật tư bao gồm phương tiện sản xuất (như đất đai, máy móc) và nguyên liệu sản xuất (vật liệu chính, phụ liệu, nhiên liệu).
🔶 Nguyên liệu sản xuất:
🔧 Vật liệu chính: Thành phần chủ yếu đưa vào quá trình sản xuất.
🪛 Phụ liệu: Thành phần có giá trị nhưng quan trọng ít hơn.
⚡ Nhiên liệu: Chỉ dùng để hoàn thiện sản phẩm, không phải thành phần của sản phẩm cuối cùng (ví dụ: điện, dầu).
💼 3. Dịch vụ sử dụng trong quá trình sản xuất:
Dịch vụ cần thiết có thể bao gồm tín dụng, tư vấn thuế, bản quyền, và các dịch vụ khác liên quan đến sản xuất.
Bản quyền đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp có quyền sử dụng phát minh, sáng chế từ các đơn vị khác để tạo ra sản phẩm.
🎯 4. Yêu cầu đối với hoạt động mua sắm và quản lý vật tư:
Cung ứng đầy đủ và kịp thời các vật tư hoặc dịch vụ cần thiết, đảm bảo đúng chất lượng và tiến độ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần xác định rõ:
🛒 Mua cái gì?
✅ Chất lượng ra sao?
🔢 Số lượng bao nhiêu?
⏰ Mua lúc nào?
📍 Mua ở đâu?
📝 5. Tổ chức mua sắm và quản lý vật tư:
Quá trình này bao gồm các hoạt động kiểm soát luồng vật tư và dịch vụ từ việc xác định nhu cầu đến tổ chức mua sắm và quản lý dự trữ.
Nội dung chi tiết bao gồm: xác định nhu cầu vật tư, lập kế hoạch nguồn hàng, tổ chức mua sắm, quản lý dự trữ, cấp phát và phân tích, đánh giá quá trình quản lý vật tư.
🔍 6. Các bước chính trong quy trình mua sắm và quản lý vật tư:
📋 Xác định nhu cầu và lập kế hoạch vật tư:
🔧 Xác định danh mục vật tư cần thiết: Doanh nghiệp cần liệt kê các loại vật tư như phương tiện sản xuất (máy móc, thiết bị), nguyên vật liệu, phụ liệu và nhiên liệu.
📊 Xác định số lượng vật tư: Tính toán chính xác số lượng từng loại vật tư cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất.
📅 Phân phối nhu cầu theo thời gian: Lên lịch rõ ràng về thời điểm sử dụng vật tư để tránh thiếu hụt hoặc dư thừa không cần thiết.
🔧 Xác định phương thức đảm bảo vật tư:
🔍 Phương thức mua: Doanh nghiệp có thể lựa chọn mua vật tư từ các nhà cung cấp bên ngoài.
🏭 Tự sản xuất: Nếu có khả năng, doanh nghiệp có thể tự sản xuất các vật tư để phục vụ nhu cầu của mình.
🤝 Liên minh chiến lược: Thành lập các liên minh với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung ứng ổn định và lâu dài.
🛒 Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm:
📋 Lập kế hoạch mua sắm: Xây dựng danh mục vật tư cần mua, số lượng, thời gian và lựa chọn các nguồn cung cấp tiềm năng.
💰 Xác định ngân sách: Phân bổ ngân sách hợp lý cho việc mua sắm, bao gồm chi phí vật tư, vận chuyển và các chi phí liên quan.
🛒 Thực hiện mua sắm: Doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước lập đơn hàng, đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng và tiếp nhận vật tư.
🏢 Quản lý vật tư nội bộ:
📦 Quản lý dự trữ: Theo dõi và kiểm soát mức tồn kho để đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng phục vụ sản xuất mà không bị dư thừa.
🛡️ Bảo quản vật tư: Vật tư cần được bảo quản đúng cách để đảm bảo chất lượng không bị ảnh hưởng trước khi đưa vào sử dụng.
📋 Cấp phát nội bộ: Vật tư sẽ được cấp phát đúng số lượng, đúng nơi, đúng thời điểm khi có yêu cầu từ các bộ phận sản xuất.
💼 Quyết toán sử dụng vật tư: Sau khi sử dụng vật tư, doanh nghiệp sẽ tiến hành quyết toán để đánh giá xem lượng vật tư đã sử dụng có đúng với kế hoạch đề ra hay không.
🔎 Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư:
🔍 Đánh giá hiệu quả mua sắm: Sau mỗi chu kỳ sản xuất, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố như: chi phí mua sắm, chất lượng vật tư, thời gian giao hàng, và khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.
📦 Đánh giá quản lý vật tư: Phân tích tình trạng dự trữ, bảo quản và cấp phát vật tư, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến nếu cần thiết.
📊 Báo cáo và cải tiến quá trình quản lý vật tư:
🔍 Lập báo cáo chi tiết: Báo cáo tổng kết về hiệu quả của việc mua sắm và quản lý vật tư cần được lập sau mỗi chu kỳ để làm cơ sở cho các quyết định trong tương lai.
🔧 Cải tiến quy trình: Từ các báo cáo và phân tích, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình mua sắm, quản lý vật tư để tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất.

Bằng cách thực hiện đầy đủ các bước này, doanh nghiệp sẽ đảm bảo nguồn cung vật tư cần thiết luôn sẵn sàng, đúng chất lượng, đúng thời điểm và tiết kiệm chi phí, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Như vậy, quản trị logistics đầu vào bao gồm việc quản lý toàn bộ quá trình cung ứng vật tư và dịch vụ cần thiết, từ xác định nhu cầu, lập kế hoạch đến tổ chức thực hiện và quản lý nội bộ, nhằm đảm bảo hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mỗi ngày một câu truyền cảm hứng:
Vô dục tắc cương
Người ít dục vọng mới giữ mình cương trực
Mỗi người nếu ít dục vọng thì tâm sẽ an, nhân phẩm sẽ going như cây tùng, cây bách, mặc cho mây đen xoay vần, vũ bão quay cuồng cũng vẫn vĩnh viễn đứng thẳng trong thế gian mà không bị gục ngã. Cũng bởi vậy mà người “vô dục” mới là người mạnh mẽ nhất.