5.2. Dự trữ sản xuất – Chương 5. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ – Giáo trình Quản trị Logistics – GS.TS.Đặng Đình Đào

Tất cả các vật tư hiện có tại doanh nghiệp sản xuất, đang chờ đợi để bước vào quá trình tiêu dùng sản xuất, được gọi là dự trữ sản xuất.
Lượng dự trữ sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố như: sản xuất, cung ứng, vận chuyển và tiêu dùng vật tư. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến lượng dự trữ sản xuất bao gồm:
📦 Lượng vật tư tiêu dùng bình quân trong một ngày đêm của doanh nghiệp. Lượng này phụ thuộc vào quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hóa sản xuất của doanh nghiệp và định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
🚚 Mức xuất hàng tối thiểu mỗi lần của doanh nghiệp thương mại. Mức này càng thấp thì khả năng nhận vật tư nhiều lần càng lớn, dẫn đến lượng dự trữ càng ít.
🚛 Trọng tải và tốc độ của phương tiện vận tải.
🛠️ Chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp thương mại. Cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ và chính xác không chỉ đảm bảo sản xuất diễn ra tốt mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến lượng dự trữ sản xuất.
📆 Định kỳ sản xuất vật tư của doanh nghiệp sản xuất. Có những loại vật tư chỉ được sản xuất vào những kỳ hạn nhất định.
🌾 Tính chất thời vụ của sản xuất, vận tải và tiêu dùng vật tư.
🧪 Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư. Có những loại vật tư mà thời gian dự trữ được quyết định bởi thuộc tính tự nhiên của chúng.

Dự trữ sản xuất bao gồm ba bộ phận: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ chuẩn bị.
⏩ Dự trữ thường xuyên nhằm đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của doanh nghiệp thương mại. Đại lượng của dự trữ này dao động từ tối đa khi lô hàng được nhập vào kho cho đến tối thiểu khi bắt đầu kỳ nhập mới.
⏩ Dự trữ bảo hiểm cần thiết trong các trường hợp sau đây:
Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều này có thể xảy ra khi kế hoạch sản xuất thay đổi theo chiều hướng tăng lên do cải tiến tổ chức sản xuất và kỹ thuật sản xuất, hoặc khi mức tiêu hao nguyên liệu tăng lên mặc dù kế hoạch sản xuất không thay đổi. Trong những trường hợp đó, dự trữ bảo hiểm là cần thiết để đảm bảo vật tư cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn trong thời gian điều chỉnh thời hạn cung ứng của doanh nghiệp thương mại.
📉 Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với dự kiến, trong khi chu kỳ cung ứng và tiêu dùng bình quân ngày đêm vẫn giữ nguyên.
⏳ Chu kỳ cung ứng thực tế dài hơn dự kiến, trong khi lượng hàng cung ứng và mức tiêu dùng bình quân ngày đêm vẫn không thay đổi.
Như vậy, quá trình sản xuất của một doanh nghiệp có thể bị gián đoạn nếu người cung ứng không tuân thủ thời gian giao hàng (giao chậm), thực hiện giao hàng không đúng chất lượng hoặc xảy ra hỏng hóc (phải trả lại lô hàng và chờ đợi lô hàng mới), hoặc mức tiêu dùng tăng trong thời gian chờ đợi giao hàng, hay do những dự báo tiêu dùng sai lầm. Để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực này, doanh nghiệp cần xác định một mức dự trữ bảo hiểm phù hợp. Hình 8.1 minh họa những lý do và lợi ích của dự trữ bảo hiểm.
⏩ Dự trữ chuẩn bị bao gồm các loại vật tư khi được nhập vào doanh nghiệp và trước khi chúng được đưa đến các nơi sử dụng trong doanh nghiệp, phải qua các thủ tục nhập và xuất kho (kiểm tra số lượng, chất lượng, sắp xếp vào kho và đưa ra, lập chứng từ nhập xuất…). Thời gian cần cho các công việc này thường không quá một ngày, do đó trong thực tế không tính đến dự trữ chuẩn bị cho các công việc đó. Tuy nhiên, còn một loạt các công việc chuẩn bị liên quan đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư như: phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc, ngâm tẩm, sấy khô, pha cắt, đập nhỏ và các loại sơ chế vật tư khác trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất. Vì vậy, cần phải tính đến dự trữ chuẩn bị. Đại lượng dự trữ chuẩn bị tương đối cố định.

Tính chất thời vụ của sản xuất, tiêu dùng và vận chuyển vật tư yêu cầu phải có dự trữ thời vụ ở tất cả các giai đoạn tuần hoàn của vật tư. Đặc điểm và tính chất của những điều kiện thời vụ làm tăng yêu cầu về lượng dự trữ của tất cả các loại dự trữ để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.

Mỗi ngày một câu truyền cảm hứng:
Bà tôi từng nói rằng: (My grandmother once said:)
Một người chỉ cần có (A person just needs) ba điều này (three things) để thực sự hạnh phúc (to be truly happy) trên đời này (in this world): Có người để yêu (Someone to love), có việc để làm (Something to do), và có thứ để hy vọng (and something to hope for).