1.4. CẤU TRÚC CỦA HÀNH VI GIAO TIẾP – 1.4.2. Các thành tố của hành vi giao tiếp – Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO TIẾP – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

Hành vi giao tiếp được hiểu là quá trình các chủ thể thực hiện việc giao tiếp với nhau có thể quan sát được. Quá trình này gồm nhiều thành tố liên quan chặt chẽ với nhau.

👤 Người gửi thông điệp (nguồn):
✍️ Người gửi thông điệp đóng vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp. Để trở thành người giao tiếp tốt, họ cần có sự tự tin và phải hiểu rõ về nội dung thông điệp, bối cảnh mà thông điệp được truyền đạt, cũng như có hiểu biết về người nhận.
✍️ Việc không hiểu người nhận có thể khiến thông điệp bị hiểu sai hoặc không đạt được hiệu quả mong muốn. Người gửi cần đảm bảo rằng thông điệp của họ dễ hiểu, rõ ràng và phù hợp với đối tượng tiếp nhận.

💬 Thông điệp:
✍️ Thông điệp là phần nội dung chính của giao tiếp, có thể được thể hiện qua nói, viết hoặc các hình thức khác.
✍️ Thông điệp bị ảnh hưởng bởi phong cách giao tiếp riêng của người gửi, tính hợp lý của lý luận, và nội dung mà người gửi muốn truyền đạt. Thông điệp cần chứa đựng cả yếu tố trí tuệ (tính hợp lý, logic) và yếu tố tình cảm (sức cuốn hút, cảm xúc).
✍️ Hai yếu tố này phải được cân nhắc để thuyết phục người nghe, làm thay đổi suy nghĩ, thái độ và thậm chí hành động của họ.

📡 Kênh truyền đạt thông điệp:
✍️ Kênh là phương tiện được sử dụng để truyền tải thông điệp. Khi giao tiếp, thông điệp đã mã hóa được chuyển qua một hoặc nhiều kênh.
✍️ Người gửi cần thận trọng trong việc lựa chọn kênh giao tiếp để đảm bảo thông điệp được truyền đạt chính xác. Các kênh có thể bao gồm lời nói, văn bản, email, hoặc tín hiệu phi ngôn ngữ (như cử chỉ, điệu bộ). Mỗi kênh có cách tiếp cận khác nhau và đòi hỏi phương pháp phát triển ý tưởng tương thích với kênh đó.

👂 Người nhận thông điệp:
✍️ Người nhận là đối tượng tiếp nhận thông điệp và có trách nhiệm phản hồi thông điệp đó. Phản hồi có thể được đưa ra bằng lời hoặc hành động, là cơ sở để người gửi đánh giá xem thông điệp của mình đã được hiểu đúng chưa.
✍️ Cách mà người nhận hiểu thông điệp sẽ bị ảnh hưởng bởi ý tưởng và cảm xúc của họ. Điều này cũng quyết định cách họ phản hồi lại thông điệp, do đó, việc hiểu rõ cảm xúc và tâm lý của người nhận là rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả.

🔄 Phản hồi:
✍️ Phản hồi là các phản ứng từ người nhận sau khi tiếp nhận thông điệp, có thể bằng lời, cử chỉ, hoặc qua các hành động khác.
✍️ Phản hồi giúp người gửi đánh giá được hiệu quả giao tiếp và mức độ hiểu đúng thông điệp của người nhận. Nếu phản hồi không chính xác hoặc không phù hợp, người gửi có thể điều chỉnh cách truyền đạt của mình.

🌍 Môi trường giao tiếp (bối cảnh):
✍️ Mọi quá trình giao tiếp đều diễn ra trong một môi trường hoặc bối cảnh cụ thể, bao gồm các yếu tố như không gian, thời gian, ánh sáng, màu sắc, âm thanh, mùi vị, và thậm chí cả thời tiết.
✍️ Những yếu tố này ảnh hưởng đến tâm lý và cảm xúc của cả người gửi và người nhận, từ đó tác động đến hiệu quả của giao tiếp.

⚠️ Nhiễu thông tin:
✍️ Nhiễu là bất kỳ một trở ngại bên trong hoặc bên ngoài nào có thể làm ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp. Nhiễu có thể đến từ yếu tố môi trường (tiếng ồn, ánh sáng kém), từ ngôn ngữ (sự khác biệt về ngữ nghĩa, cú pháp), hoặc từ tâm lý (căng thẳng, lo lắng).
✍️ Nhiễu thông tin làm giảm hiệu quả truyền tải của thông điệp và có thể dẫn đến sự hiểu nhầm hoặc sai lệch trong giao tiếp. Việc xác định và giảm thiểu nhiễu là rất quan trọng để đảm bảo quá trình giao tiếp diễn ra suôn sẻ.