2.6.1. Kỹ Năng Giao Tiếp Cơ Bản (Part I) – 2.6. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP – Chương 2: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận thức nhanh chóng các biểu hiện bên ngoài và các biểu hiện tâm lý bên trong của người đối diện và bản thân mình trong quá trình giao tiếp. Đó là khả năng sử dụng hợp lý các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách điều chỉnh và tổ chức giao tiếp để đạt được mục tiêu đề ra.
🔑 Vai trò của kỹ năng giao tiếp:
Sự thành công của một người chỉ có 25% dựa vào kỹ thuật chuyên ngành, còn 75% phụ thuộc vào mối quan hệ giao tiếp và tài năng xử thế. Chúng ta không thể sống tách rời khỏi cộng đồng, vì vậy, kỹ năng giao tiếp giúp xây dựng cầu nối quan hệ tích cực và tạo ra môi trường sống và làm việc hữu ích cho cả hai bên. Đây là mục tiêu quan trọng của mọi hoạt động giao tiếp.

🗣️ 2.6.1.1. Kỹ Năng Nói, Đọc Và Phản Hồi
Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chính của con người. Hiệu quả của giao tiếp qua lời nói phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
Nội dung ngôn ngữ: Điều bạn nói có giá trị, rõ ràng và súc tích hay không?
Tính chất ngôn ngữ: Ngôn từ của bạn có phù hợp với người nghe và hoàn cảnh không?
Ngôn ngữ cơ thể: Khi nói, điệu bộ, cử chỉ, và ánh mắt đóng vai trò hỗ trợ làm tăng tính thuyết phục và truyền đạt cảm xúc.
📖 Kỹ năng đọc: Là phương tiện thu thập thông tin quan trọng, giúp chúng ta nắm bắt và hiểu rõ nội dung. Đọc và tóm tắt văn bản là những kỹ năng giúp bạn dễ dàng truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn và chính xác.
🔄 Phản hồi: Là cách bạn sử dụng từ ngữ của mình để nhắc lại hoặc tóm tắt ngắn gọn nội dung câu chuyện của người đối diện. Kỹ năng này giúp bạn xác nhận rằng mình đã hiểu đúng ý người nói và thể hiện sự tôn trọng người giao tiếp.

🧠 2.6.1.2. Kỹ Năng Giao Tiếp Phi Ngôn Từ
Giao tiếp phi ngôn từ đóng vai trò quan trọng không kém gì giao tiếp bằng lời nói. Mọi ánh mắt, nụ cười, cử chỉ, và hành động đều có ý nghĩa của nó, giúp người giao tiếp hiểu nhau mà không cần sử dụng lời nói.
💡 Nghiên cứu: Cho thấy rằng trong giao tiếp qua hình thức nói, tác động của từ ngữ chỉ chiếm 30-40%, trong khi phần lớn còn lại là sự tác động của giao tiếp phi ngôn ngữ như nét mặt, nụ cười, ánh mắt, cử chỉ, trang phục, và không gian giao tiếp. Những yếu tố này ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc tạo dựng cảm xúc và gây ấn tượng trong giao tiếp.
💬 Các yếu tố của giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm:
😊 Nét mặt: Biểu hiện cảm xúc rõ ràng và giúp người đối diện hiểu được thái độ của bạn.
👀 Ánh mắt: Làm tăng sự kết nối và tin tưởng trong giao tiếp.
👋 Cử chỉ: Hỗ trợ thông điệp và giúp người nghe dễ dàng hình dung nội dung.
👔 Trang phục: Phản ánh sự chuyên nghiệp và phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp.
🏢 Không gian giao tiếp: Ảnh hưởng đến mức độ thoải mái và cởi mở của cuộc trò chuyện.

📞 2.6.1.3. Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại
Giao tiếp qua điện thoại đã trở thành kỹ năng phổ biến và không thể thiếu trong cuộc sống hiện đại, đặc biệt trong môi trường kinh doanh.
📞 Nhân viên chăm sóc khách hàng và nhân viên tiếp nhận điện thoại cần được đào tạo kỹ lưỡng về kỹ năng này, vì thái độ và giọng nói của họ có thể quyết định việc khách hàng có muốn tiếp tục hợp tác hay không.
💡 Các yếu tố quan trọng trong giao tiếp qua điện thoại:
✅ Giọng nói: Dễ nghe, rõ ràng và lịch sự.
😊 Thái độ: Thân thiện, nhiệt tình và tôn trọng người gọi.
👂 Lắng nghe: Lắng nghe cẩn thận yêu cầu của người gọi và phản hồi chính xác.
⚡ Giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
💼 Tầm quan trọng trong kinh doanh: Giao tiếp qua điện thoại không chỉ là công cụ truyền đạt thông tin, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và dịch vụ chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Một cuộc điện thoại được xử lý tốt có thể giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín và giữ chân khách hàng.

🚀 Tóm lại, Kỹ năng giao tiếp là nền tảng để xây dựng mối quan hệ tích cực và thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Giao tiếp không chỉ bao gồm ngôn ngữ, mà còn có cả phi ngôn ngữ và giao tiếp qua điện thoại. Việc rèn luyện và phát triển đầy đủ các kỹ năng này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả giao tiếp, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và thành công trong công việc cũng như cuộc sống.

Mỗi ngày một câu nói truyền cảm hứng:
“Để đối mặt với việc phân tích quá mức (Overanalyzing), thay vì luôn phấn đấu cho sự lựa chọn hoàn hảo, bạn nên nhắm đến một quyết định “đủ tốt” khi nó đáp ứng các tiêu chí đã đề ra. Khi một lựa chọn đạt đến mức đủ thỏa mãn các yêu cầu quan trọng, bạn nên tiếp tục thực hiện nó, ngay cả khi vẫn có khả năng xuất hiện một lựa chọn tốt hơn. Hãy giới hạn việc đánh giá trong tối đa ba tiêu chí, với một tiêu chí được xếp hạng ưu tiên cao nhất. Nếu bạn đang ở trong một tình huống ra quyết định theo nhóm, hãy đề nghị mọi người cùng đóng góp ý kiến và thống nhất các tiêu chí này, để tránh lãng phí thời gian và tránh việc bị sa lầy vào quá trình phân tích kéo dài. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm bớt căng thẳng không cần thiết.”