3.4. Kỹ Năng Phản Hồi (Part I) – Chương 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

📢 Khái niệm về phản hồi
Phản hồi (tiếng Anh: feedback) là quá trình mà người nghe cung cấp lại ý kiến, cảm nhận của mình về thông tin mà người nói vừa trình bày. Đây là một yếu tố rất quan trọng trong giao tiếp, vì nó giúp hai bên hiểu rõ nhau hơn, tránh những hiểu lầm không đáng có. Phản hồi không chỉ là việc nêu lại điều người nói đã trình bày, mà còn bao gồm cả việc tóm tắt lại nội dung theo cách ngắn gọn và dễ hiểu hơn. Trong giao tiếp, phản hồi là một cách để trao đổi thông tin một cách hiệu quả giữa hai bên.

👥 Hai cách phản hồi thông dụng
Phản hồi thường được thực hiện qua hai hình thức chính:
👉 Phản hồi xây dựng (tích cực): Đây là phản hồi mang tính khuyến khích, giúp người nhận thấy được những điều họ đã làm tốt và những điểm có thể cải thiện. Ví dụ: “Tôi thấy bài thuyết trình của bạn rất ấn tượng, và nó có thể giúp chúng ta ký được hợp đồng.”
👉 Phản hồi kiểu “khen và chê”: Loại phản hồi này tập trung vào việc đưa ra cả lời khen và những điểm yếu, nhưng có thể dẫn đến cảm giác khó chịu cho người nhận nếu không được trình bày đúng cách.

🔄 Mục tiêu của phản hồi
Mục tiêu của phản hồi là giúp hai bên hiểu rõ ý kiến của nhau, tránh những hiểu lầm và tạo điều kiện để cả hai cùng tiến bộ trong giao tiếp. Phản hồi tốt giúp tránh tình trạng “Ông nói gà, bà nói vịt” – khi mỗi bên hiểu sai thông tin mà đối phương muốn truyền tải.

🛠️ Nguyên tắc phản hồi hiệu quả
📝 Phản hồi cụ thể và rõ ràng: Khi đưa ra phản hồi, hãy tập trung vào những hành vi hoặc nội dung cụ thể thay vì phán xét toàn diện về con người hay tính cách của người đối diện.
⏳ Phản hồi kịp thời: Cung cấp phản hồi ngay sau khi quan sát được hành vi hoặc vấn đề cần điều chỉnh, giúp người nhận dễ dàng hiểu và thay đổi.
🚫 Không chỉ trích cá nhân: Hãy tập trung vào hành vi, không phê phán tính cách hay thái độ của người đối diện, vì điều này có thể làm họ cảm thấy bị tấn công và khó tiếp thu ý kiến.
💡 Chân thành và tích cực: Mục tiêu của phản hồi nên là giúp người nhận cải thiện, do đó hãy luôn chân thành và đưa ra phản hồi với tinh thần xây dựng.

⚠️ Các loại phản hồi thiếu chính xác
🗣️ Phản hồi phi ngôn ngữ: Đây là những phản hồi qua biểu cảm gương mặt hoặc cử chỉ, có thể không rõ ràng và dễ gây hiểu nhầm.
🔄 Phản hồi gián tiếp: Phản hồi không rõ ràng hoặc vòng vo, buộc người nhận phải “đọc ý” của người nói. Ví dụ: “Những điếu thuốc này có mùi rất lạ” ám chỉ rằng người nói không thích việc hút thuốc.
⚡ Phản hồi mang tính công kích: Đôi khi, phản hồi được đưa ra một cách tiêu cực hoặc xuất phát từ sự giận dữ, khiến người nhận cảm thấy bị tổn thương. Loại phản hồi này không mang tính xây dựng và không giúp ích cho việc cải thiện.

✔️ Khi đưa ra phản hồi, bạn nên:
🎯 Tập trung vào việc cải thiện hiệu suất
Phản hồi nên nhằm mục tiêu giúp người nhận phát triển và nâng cao khả năng làm việc của họ. Đừng chỉ sử dụng phản hồi để phê bình hoặc nhấn mạnh những điểm yếu kém. Mặc dù cần lưu ý đến những điểm cần cải thiện, nhưng đồng thời cũng phải khuyến khích và khen ngợi những phần việc đã làm tốt. Điều này giúp người nhận hiểu rõ hơn về những gì họ làm đúng và tiếp tục phát huy.
⏳ Đưa ra phản hồi kịp thời
Cố gắng phản hồi càng sớm càng tốt ngay sau khi bạn quan sát được hành vi cần điều chỉnh hoặc củng cố. Việc phản hồi kịp thời giúp thông tin còn tươi mới và dễ hiểu hơn cho người nhận.
👀 Tập trung vào hành vi, không phải tính cách
Phản hồi nên xoay quanh hành vi cụ thể của người nhận, thay vì nhận xét về tính cách hay thái độ. Điều này giúp người nhận không cảm thấy bị công kích cá nhân và dễ dàng tiếp thu ý kiến.
🔍 Phản hồi cần cụ thể và rõ ràng
Tránh những nhận xét mơ hồ hoặc quá chung chung. Phản hồi cụ thể giúp người nhận dễ hiểu và biết chính xác cần thay đổi hoặc tiếp tục làm điều gì.
💬 Phản hồi một cách chân thành
Mục đích của phản hồi là để giúp người khác cải thiện. Hãy luôn chân thành và hướng đến việc xây dựng. Phản hồi chân thành giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng và sẵn sàng thay đổi.
😊 Nói về cảm xúc một cách khéo léo
Nếu bạn là người nhận phản hồi, khi bày tỏ cảm xúc, hãy đảm bảo không xúc phạm hoặc làm tổn thương người gửi phản hồi. Cách tiếp cận lịch sự và chân thành sẽ giúp tạo nên một cuộc trao đổi tích cực.
🚫 Không đưa ra lời khuyên trực tiếp
Thay vì đưa ra lời khuyên, hãy tập trung vào việc cung cấp thông tin phản hồi để người nhận có thể tự rút ra bài học và quyết định bước tiếp theo.

✔️ Khi nhận phản hồi, bạn nên:
👂 Lắng nghe và ghi chép
Hãy lắng nghe phản hồi một cách cẩn thận và nếu cần, ghi chép lại những ý quan trọng. Điều này không chỉ giúp bạn ghi nhớ mà còn thể hiện sự tôn trọng với người đưa phản hồi.
❌ Không biện minh cho hành động của mình
Tránh việc ngay lập tức lý giải hoặc biện minh cho những gì bạn đã làm. Thay vào đó, hãy tiếp nhận ý kiến và suy nghĩ về nó trước khi phản hồi lại.
❓ Hỏi lại những điều chưa rõ
Nếu có bất kỳ điều gì bạn chưa hiểu, đừng ngần ngại hỏi lại để làm rõ. Điều này giúp bạn tiếp thu thông tin một cách chính xác.

🎯 Phản hồi là con đường hai chiều
Cả người đưa phản hồi và người nhận phản hồi đều cần cởi mở và sẵn sàng trao đổi. Người nhận tin cần khuyến khích người gửi đưa ra phản hồi để cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn. Trong khi đó, người gửi phản hồi cần thể hiện sự tập trung bằng cách nhắc lại những gì mình hiểu, đảm bảo hai bên đều nắm rõ ý chính.

✨ Tầm quan trọng của phản hồi trong giao tiếp
Phản hồi đóng vai trò rất quan trọng trong giao tiếp hàng ngày, giúp chúng ta hiểu rõ về cách hành xử của mình và có cơ hội để cải thiện. Trong môi trường học tập, phản hồi từ giáo viên và bạn bè giúp bạn tiến bộ. Hãy luôn cởi mở trong việc đón nhận và đưa ra phản hồi, để từ đó cả hai bên cùng phát triển.