3.4. Kỹ Năng Phản Hồi (Part III) – Chương 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ – Kỹ Năng Giao Tiếp Kinh Doanh – TS Nguyễn Văn Hùng

🌟 Tác dụng của phản hồi đối với người chủ doanh nghiệp
🔸 Hiểu rõ suy nghĩ của nhân viên: Phản hồi giúp người chủ doanh nghiệp hiểu được suy nghĩ của nhân viên, từ đó có thể điều chỉnh hướng đi phù hợp và cải thiện mối quan hệ giữa sếp và nhân viên. Điều này giúp người quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt hơn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
🔸 Khám phá điểm yếu từ góc nhìn nhân viên: Những góc nhìn từ phía nhân viên giúp người quản lý phát hiện ra những yếu điểm của doanh nghiệp, điều mà khi chỉ nhìn từ góc độ lãnh đạo có thể không thấy được. Nhờ đó, người chủ có thể tìm cách cải thiện hoạt động và hiệu suất của tổ chức một cách toàn diện hơn.

🌟 Tác dụng của phản hồi đối với nhân viên
🔹 Thúc đẩy động lực làm việc: Nhân viên thường rất mong muốn nhận được phản hồi từ sếp, đặc biệt là những lời động viên và khuyến khích. Những phản hồi này cần diễn ra đúng lúc và đúng chỗ để tạo ra hiệu ứng tích cực, giúp nhân viên có động lực làm việc tốt hơn và tránh tình trạng nhàm chán.
🔹 Tăng cường sự chủ động trong công việc: Khi nhân viên nhận được phản hồi thường xuyên, họ sẽ chủ động cải thiện và hoàn thiện kỹ năng của mình, giúp nâng cao chất lượng công việc. Điều này cũng giúp nhân viên hiểu rõ hơn về yêu cầu của cấp trên và cách họ có thể đóng góp hiệu quả vào tổ chức.

🌟 Tác dụng của phản hồi đối với hiệu quả công việc
📧 Trao đổi thông tin làm rõ vấn đề:
Phản hồi không chỉ giúp giải quyết công việc nhanh chóng mà còn giúp làm sáng tỏ những vấn đề còn mập mờ. Dù phản hồi tích cực hay tiêu cực, việc sếp phản hồi kịp thời luôn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của mình.
🛑 Tránh tình trạng lờ mờ trong báo cáo công việc:
Nếu nhân viên thường xuyên gửi báo cáo nhưng không nhận được phản hồi, họ có thể cảm thấy mất động lực và không biết công việc của mình có được đánh giá hay không. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất làm việc giảm sút và làm mất đi tính thực tiễn trong công việc hàng ngày.
🤝 Tạo môi trường phản hồi tích cực và tiêu cực:
Phản hồi tích cực có thể đơn giản là những lời khen cụ thể, giúp tạo động lực cho nhân viên. Ngược lại, phản hồi tiêu cực cũng cần thẳng thắn nhưng xây dựng, để nhân viên biết được những điểm cần cải thiện mà không cảm thấy bị chỉ trích, đồng thời có cơ hội sửa sai.

👉 Thu thập thông tin phản hồi
🌟 Sự cần thiết của việc yêu cầu phản hồi
📋 Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, thu thập phản hồi từ khách hàng là một yếu tố vô cùng quan trọng giúp bạn cải thiện sản phẩm và dịch vụ. Bạn đã từng hỏi khách hàng về trải nghiệm của họ chưa? Bạn có sử dụng một hệ thống nào để thu thập những thông tin này không? Bao lâu bạn yêu cầu phản hồi một lần và bạn thực hiện yêu cầu đó bằng cách nào?
📊 Việc yêu cầu khách hàng cung cấp phản hồi là một trong những cách dễ dàng và hiệu quả nhất để thu thập dữ liệu cần thiết, giúp doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua cơ hội quý báu này vì lý do quá bận rộn hoặc lo ngại về những phản hồi tiêu cực có thể nhận được.
🔑 Dưới đây là 5 lý do phổ biến khiến doanh nghiệp ngần ngại khi yêu cầu thông tin phản hồi từ khách hàng:
🔴 Sợ nhận những phản hồi tiêu cực
❓ Không biết ai là người phù hợp để hỏi
⏰ Không rõ khi nào là thời điểm thích hợp để hỏi
💬 Không biết cách hỏi sao cho hiệu quả
⌛ Lo ngại làm mất thời gian của khách hàng
⏳ Mặc dù có nhiều lý do để tránh việc yêu cầu phản hồi, nhưng việc này lại đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Những phản hồi từ khách hàng, dù tích cực hay tiêu cực, đều cung cấp giá trị to lớn giúp bạn hiểu rõ hơn về điểm mạnh và những khía cạnh cần cải thiện trong sản phẩm, dịch vụ của mình. Nhờ đó, bạn có thể tiếp cận thị trường một cách sáng tạo hơn và không ngừng tiến bộ.

🌟 Khó khăn khi yêu cầu phản hồi
🚫 Sợ nhận phản hồi tiêu cực:
😟 Nhiều doanh nghiệp e ngại việc yêu cầu phản hồi vì lo sợ sẽ nhận được những lời phê bình tiêu cực. Điều này là hoàn toàn dễ hiểu, đặc biệt khi bạn hoạt động trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh. Những phản hồi tiêu cực có thể khiến bạn cảm thấy tổn thương, lo lắng rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình chưa đáp ứng tốt kỳ vọng của khách hàng.
🎁 Tuy nhiên, đón nhận phản hồi tiêu cực không phải là điều đáng sợ, mà thực chất là một món quà quý giá. Những lời phê bình sẽ giúp bạn nhận ra rằng không phải lúc nào mọi thứ cũng hoàn hảo, và luôn có không gian để cải thiện. Đây là cơ hội để bạn xác định và hiểu rõ hơn về những khuyết điểm trong sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó biến chúng thành cơ hội để phát triển mạnh mẽ hơn.
🕵️ Không biết cách yêu cầu phản hồi: Một số doanh nghiệp không biết khi nào là thời điểm tốt nhất để yêu cầu phản hồi, hoặc họ không biết nên hỏi ai và hỏi như thế nào. Đây là một trở ngại nhưng cũng là cơ hội để bạn học cách thu thập thông tin hiệu quả hơn.

👉 Khuyến nghị của chúng tôi
📈 Tích hợp phản hồi vào quy trình quản lý
Bắt đầu đưa việc thu thập phản hồi vào các hoạt động thường xuyên như hệ thống bán hàng, đánh giá cuối năm hoặc kế hoạch cho năm tiếp theo. Khi việc thu thập phản hồi trở thành một phần quan trọng trong quy trình, bạn sẽ giảm bớt nỗi sợ và tăng khả năng cải thiện doanh nghiệp của mình.

👉 Những hành động cần thực hiện ngay
🔎 Xem lại hệ thống bán hàng: Kiểm tra và xác định thời điểm bạn có thể yêu cầu khách hàng cung cấp phản hồi, từ đó bạn có thể thu thập thông tin kịp thời và chính xác.
✉️ Thiết kế mẫu khảo sát đơn giản: Tạo các mẫu khảo sát đơn giản, dễ thực hiện, có thể gửi qua email, để khách hàng dễ dàng cung cấp phản hồi.
🌐 Khảo sát 360 độ: Tìm và tham khảo các mẫu khảo sát 360 độ để có thể áp dụng trong tương lai. Điều này giúp bạn thu thập phản hồi từ nhiều nguồn, đảm bảo bạn có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hoạt động của doanh nghiệp.

👉 Việc thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện sản phẩm, dịch vụ mà còn tạo ra cơ hội phát triển toàn diện. Chấp nhận phản hồi, kể cả những ý kiến tiêu cực, chính là chìa khóa để đạt được sự hoàn thiện và thành công.