Phân tích sai lầm trong Quy trình báo giá và chốt Deal của Sales Logistics (Phần 1)

💸 I. Báo giá thiếu chính xác

Điều này là sai lầm chết người trong ngành logistics – nó không chỉ làm mất lòng tin khách hàng mà còn gây tổn thất tài chính trực tiếp cho công ty. Đây là lỗi phổ biến nhất khiến sales mất deal ngay cả khi đã “gần chốt”.

🧾 Các yếu tố cần có trong báo giá chính xác

🚢 1. Chi phí chính (Main Charges):
– Ocean Freight / Air Freight (cước vận tải biển/hàng không)
– Fuel Surcharge / BAF (phụ phí nhiên liệu)
– Currency Adjustment Factor / CAF (phụ phí điều chỉnh tỷ giá)
– War Risk Surcharge (phụ phí rủi ro chiến tranh – nếu có)
– Peak Season Surcharge / PSS (phụ phí mùa cao điểm)
– Emergency Bunker Surcharge / EBS (phụ phí nhiên liệu khẩn cấp)
📤 2. Chi phí tại cảng xuất phát (Origin Charges), ví dụ:
– THC – Terminal Handling Charge (phí bốc xếp tại cảng)
– Inland trucking (vận tải nội địa đến cảng)
– Export customs clearance (phí làm hải quan xuất khẩu)
– VGM – Verified Gross Mass (phí cân container)
– Document fee (phí chứng từ)
– Seal fee (phí niêm phong container)
– Lifting charge (phí bốc container lên tàu)
📥 3. Chi phí tại cảng đích (Destination Charges), ví dụ:
– THC tại cảng đích
– DO fee – Delivery Order (phí lệnh giao hàng)
– Import customs clearance (phí hải quan nhập khẩu)
– Port security fee (phí an ninh cảng)
– Import license fee (nếu cần)
– Quarantine/Inspection fee (phí kiểm dịch – hàng đặc biệt)
– Demurrage & Detention (phí lưu container/lưu bãi – nếu vượt free time)
➕ 4. Chi phí khác:
– Insurance (bảo hiểm hàng hóa)
– Fumigation (xông hơi khử trùng – nếu cần)
– Pre-inspection (kiểm tra trước khi xuất khẩu)
– Special handling (xử lý đặc biệt cho hàng nguy hiểm, quá khổ)

💥 Tại sao báo giá thiếu chính xác là thảm họa

💔 1. Mất lòng tin khách hàng ngay lập tức
– Khách hàng cảm thấy bị “lừa” khi chi phí thực tế cao hơn báo giá.
– Ngay cả khi giải thích, reputation đã bị ảnh hưởng.
– Khách hàng sẽ chia sẻ trải nghiệm tiêu cực với người khác trong ngành và có thể còn không bao giờ hợp tác lại.
📉 2. Tổn thất tài chính trực tiếp
1️⃣ Trường hợp 1: Báo giá thiếu phí
Sales báo giá $2,000 nhưng quên BAF, CAF, THC destination.
Chi phí thực tế: $2,500.
Nếu đã confirm với khách ở mức $2,000 → Công ty lỗ $500.
Nếu 10 container/tháng → Lỗ $5,000/tháng.
Nếu áp dụng cho cả năm → Lỗ $60,000/năm.
2️⃣ Trường hợp 2: Báo giá sai thông tin
Báo 20ft container nhưng hàng thực tế cần 40ft.
Báo sea freight nhưng hàng cần đi air (urgent).
Chi phí tăng đột biến, khách hàng từ chối trả, công ty phải gánh.
🏢 3. Ảnh hưởng uy tín công ty
– Partner (agent, carrier) mất niềm tin vào năng lực công ty.
– Khách hàng cũ giới thiệu tiêu cực.
– Khó tăng trưởng, khó mở rộng thị trường.
🤯 4. Áp lực và stress nội bộ
– Boss yêu cầu giải trình, có thể bị kỷ luật.
– Phải xin discount từ carrier để bù đắp → giảm credibility.
– Mối quan hệ với operations team, accounting team căng thẳng.

🚫 Nguyên nhân báo giá sai

1. ❌ Thiếu kiến thức về sản phẩm logistics
– Không hiểu rõ flow của từng loại hình vận chuyển.
– Không nắm được các phụ phí thay đổi theo thời điểm.
– Không cập nhật tariff mới từ carrier.
2. ❌ Thiếu thông tin từ khách hàng
– Không hỏi rõ commodity (loại hàng), HS code.
– Không confirm địa điểm lấy/giao hàng chính xác.
– Không biết hàng có đặc thù gì (nguy hiểm, quá khổ, quá nặng).
3. ❌ Quên các chi phí phát sinh (Hidden Costs)
– Demurrage/Detention nếu khách hàng trả container chậm.
– Phí customs examination (hải quan kiểm tra hàng).
– Port congestion surcharge (phụ phí cảng tắc nghẽn).
4. ❌ Không confirm lại với operations/pricing team
– Tự ý báo giá theo “cảm tính” hoặc nhớ mơ hồ.
– Không kiểm tra lại rate hiện tại với carrier.
– Không consult với đồng nghiệp có kinh nghiệm.