Giải pháp nâng cao hiệu quả Bán hàng & Vận hành doanh nghiệp Forwarder
1. Trang bị kiến thức chuyên môn vững chắc
⚠️ Vấn đề thường gặp:
▶️ Sales thiếu hiểu biết về Incoterms, quy trình vận chuyển, hải quan
▶️ Không nắm rõ nghiệp vụ, dẫn đến tư vấn sai cho khách hàng
▶️ Thiếu kiến thức về các loại hình dịch vụ logistics (Sea, Air, Rail, Multi-modal)
✅ Giải pháp:
🔅 Đào tạo định kỳ: Tổ chức training hàng tháng/quý về Incoterms 2020, quy trình xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan
🔅 Job connect: Cho sales làm việc luân phiên với các bộ phận Operations, Documentation, Customer Service để hiểu rõ quy trình thực tế
🔅 Xây dựng knowledge base: Tạo thư viện tài liệu nội bộ về các case study, FAQ, bảng giá, routing options
🔅 Chứng chỉ chuyên ngành: Khuyến khích nhân viên học các chứng chỉ như FIATA, CIFFA để nâng cao chuyên môn
2. Quản lý khách hàng khoa học
⚠️ Vấn đề thường gặp:
▶️ Phân loại khách hàng không hiệu quả, dẫn đến lãng phí nguồn lực
▶️ Tập trung vào khách hàng mới mà bỏ quên khách hàng cũ
▶️ Không có hệ thống theo dõi tiềm năng và lịch sử giao dịch
✅ Giải pháp:
🔅 Phân loại khách hàng theo ABC:
A: Khách hàng lớn, doanh thu cao → Ưu tiên chăm sóc đặc biệt
B: Khách hàng tiềm năng → Đầu tư phát triển
C: Khách hàng nhỏ lẻ → Chăm sóc cơ bản
🔅 Sử dụng Salesforce/CRM:
– Lưu trữ thông tin khách hàng chi tiết
– Theo dõi lịch sử tương tác, báo giá
– Thiết lập reminder chăm sóc định kỳ
– Phân tích hành vi và nhu cầu khách hàng
🔅 Xây dựng customer journey map: Hiểu rõ từng giai đoạn khách hàng trải qua để có chiến lược chăm sóc phù hợp
3. Nắm vững quy trình báo giá
⚠️ Vấn đề thường gặp:
▶️ Báo giá không chính xác, thiếu các surcharge
▶️ Thời gian phản hồi báo giá chậm
▶️ Không cập nhật biến động giá thị trường
✅ Giải pháp:
🔅 Checklist báo giá chuẩn: Tạo mẫu báo giá với đầy đủ các thành phần:
– Ocean/Air freight + Fuel surcharge (BAF, CAF) + Validity period
– Documentation fee
– Handling charges
– Customs clearance fee
– Inland transportation
🔅 Luôn cập nhật giá thị trường:
– Theo dõi các chỉ số giá như Shanghai Containerized Freight Index (SCFI)
– Liên hệ carrier/agent thường xuyên để nắm rate mới nhất
– Tham gia các group, forum ngành để cập nhật thông tin
🔅 So sánh giá cạnh tranh: Luôn biết giá của đối thủ để đưa ra mức giá hợp lý
4. Xây dựng mối quan hệ dài hạn với khách hàng
⚠️ Vấn đề thường gặp:
▶️ Chỉ liên hệ khi cần bán hàng
▶️ Không giữ chân được khách hàng sau lần giao dịch đầu tiên
▶️ Thiếu sự tin tưởng từ phía khách hàng
✅ Giải pháp:
🔅 Chăm sóc sau bán hàng:
– Follow-up sau mỗi shipment để nhận feedback
– Thông báo proactive (chủ động) về tình trạng hàng hóa
– Hỗ trợ xử lý vấn đề phát sinh nhanh chóng
🔅 Tạo dựng niềm tin:
– Cam kết và thực hiện đúng những gì đã hứa
– Minh bạch về chi phí, không phát sinh phí ẩn
– Tư vấn trung thực, đôi khi từ chối đơn hàng không phù hợp
🔅 Value-added services (Giá trị gia tăng):
– Cung cấp market insights về thị trường logistics
– Chia sẻ thông tin về trade policy, customs regulations
– Tư vấn tối ưu chi phí logistics cho khách hàng
🔅 Xây dựng mạng lưới quan hệ:
– Tham gia các sự kiện ngành
– Tổ chức customer appreciation events (sự kiện tri ân)
– Kết nối khách hàng với nhau khi có lợi ích chung
5. Phối hợp chặt chẽ với đội nhóm Operations
⚠️ Vấn đề thường gặp:
▶️ Sales hứa những gì OPS không thể thực hiện
▶️ Thiếu thông tin về capacity, space availability
▶️ Xung đột giữa Sales và OPS do kỳ vọng không rõ ràng
✅ Giải pháp:
🔅 Họp phối hợp thường xuyên:
– Daily meeting ngắn để update tình hình booking, space
– Weekly meeting để review performance, xử lý vấn đề
🔅 Chia sẻ thông tin hai chiều:
– Sales chia sẻ shipment forecast để OPS chuẩn bị capacity
– OPS thông báo về schedule changes, delays, capacity issues
🔅 SLA rõ ràng giữa các bộ phận:
– Thời gian phản hồi booking confirmation
– Thời gian issue document
– Quy trình xử lý urgent shipment
🔅 Sử dụng hệ thống quản lý chung:
– TMS (Transportation Management System) để theo dõi shipment real-time
– Shared calendar cho schedule planning
– Communication tools (Slack, Teams) để trao đổi nhanh
6. Quản lý kỳ vọng khách hàng
⚠️ Vấn đề thường gặp:
▶️ Hứa transit time không thực tế
▶️ Không thông báo về rủi ro có thể xảy ra
▶️ Tạo kỳ vọng cao không thể đáp ứng
✅ Giải pháp:
🔅 Set realistic expectations (Thiết lập kỳ vọng thực tế):
– Báo đúng transit time, có tính thêm buffer cho delay
– Giải thích rõ các yếu tố có thể ảnh hưởng (weather, customs, congestion)
– Không over-promise để tránh under-deliver
🔅 Proactive communication (Giao tiếp chủ động):
– Thông báo trước về potential delays
– Update tiến độ thường xuyên
– Đưa ra giải pháp thay thế khi có vấn đề
🔅 Giáo dục khách hàng:
– Giải thích về peak season surcharges
– Hướng dẫn về documentation requirements
– Tư vấn về compliance issues
7. Continuous Learning và Adaptation
✅ Giải pháp bổ sung:
🔅 Theo dõi xu hướng thị trường:
– Đọc các báo cáo ngành như Drewry, Freightos
– Theo dõi tin tức về trade wars, sanctions
– Hiểu biết về digital transformation trong logistics
🔅 Học hỏi từ competitors:
– Phân tích điểm mạnh/yếu của đối thủ
– Benchmark best practices
🔅 Feedback loop (Vòng lặp phản hồi):
– Thu thập feedback từ khách hàng
– Học từ lost deals
– Sharing session giữa các sales về successful cases
