Sai lầm trong tìm kiếm và tiếp cận khách hàng của Sales Logistics

📉 1. Chạy theo số lượng thay vì chất lượng

Nhiều sales logistics mắc phải tư duy “càng nhiều càng tốt” – gửi hàng trăm email, gọi điện thoại ồ ạt mà không có sự chuẩn bị và phân tích kỹ càng. Đây là cách tiếp cận kiểu “bắn súng máy” thay vì “bắn tỉa”.

⚠️ Tại sao đây là sai lầm nghiêm trọng
⏳ 1.1 Lãng phí nguồn lực
– Thời gian: Gửi 100 email chung chung mất nhiều thời gian hơn là nghiên cứu và gửi 10 email được cá nhân hóa.
– Tỷ lệ phản hồi thấp: Email spam thường có tỷ lệ mở < 5%, tỷ lệ phản hồi < 1%.
– Chi phí cơ hội: Thời gian dành cho việc gửi email hàng loạt đáng lẽ được dùng để chăm sóc leads chất lượng.
📉 1.2 Làm xấu hình ảnh công ty
– Email/tin nhắn spam làm giảm uy tín thương hiệu.
– Khách hàng tiềm năng có thể đánh dấu email công ty là SPAM → ảnh hưởng deliverability.
– Tạo ấn tượng công ty thiếu chuyên nghiệp, tuyệt vọng tìm khách.
🚫 1.3 Bỏ lỡ cơ hội với khách hàng thật sự tiềm năng
– Khi tập trung vào số lượng, bạn không có thời gian nghiên cứu sâu về từng khách hàng.
– Không hiểu được pain points (điểm đau) thực sự của khách.
– Không thể tùy chỉnh giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể.

✅ Cách tiếp cận đúng
🔍 1.1 Nghiên cứu trước khi tiếp cận:
– Phân tích ngành nghề, quy mô, tuyến đường xuất nhập khẩu chính của khách.
– Tìm hiểu đối tác logistics hiện tại và những vấn đề họ có thể gặp phải.
– Xác định decision maker (người ra quyết định) và influencer (người ảnh hưởng đến quyết định).
🎯 1.2 Cá nhân hóa thông điệp:
– Đề cập đến thông tin cụ thể về công ty khách hàng.
– Nêu rõ giá trị mang lại phù hợp với nhu cầu của họ.
– Chứng minh bạn hiểu rõ ngành nghề và thách thức của họ.
⚙️ 1.3 Xây dựng quy trình theo dõi có hệ thống:
– Ghi chép mọi tương tác với khách hàng tiềm năng.
– Theo dõi và nurture (nuôi dưỡng) leads qua nhiều touchpoint.
– Đo lường hiệu quả để tối ưu hóa.

⚖️ 2. Không phân biệt khách hàng “Tiềm năng” và “Ảo”

Không phải mọi inquiry (yêu cầu báo giá) đều là cơ hội thực sự. Nhiều sales logistics lãng phí thời gian cho những “khách hàng ảo” – những người không có nhu cầu thực sự hoặc chỉ đang “xin giá” để so sánh.

👻 Đặc điểm của “Khách hàng Ảo”
🚫 1.1 Không có nhu cầu thực sự
– Chỉ muốn “tham khảo giá” mà không có kế hoạch sử dụng dịch vụ.
– Đang làm việc với forwarder khác và rất hài lòng, chỉ muốn kiểm tra xem có giá tốt hơn không.
– Hỏi về quá nhiều tuyến đường/dịch vụ không liên quan đến ngành nghề của họ.
💸 1.2 Chỉ quan tâm đến giá
– Câu hỏi đầu tiên và duy nhất là “giá bao nhiêu?”.
– Không quan tâm đến chất lượng dịch vụ, thời gian vận chuyển, độ tin cậy.
– So sánh giá của bạn với hàng chục forwarder khác.
– Áp lực giảm giá liên tục mà không commit (cam kết) khối lượng.
❓ 1.3 Thiếu thông tin cụ thể
– Không cung cấp được thông tin chi tiết về hàng hóa, khối lượng, tần suất.
– Trả lời mơ hồ, không rõ ràng về timeline.
– Không có decision timeline (thời hạn ra quyết định).
🚩 1.4 Hành vi thiếu chuyên nghiệp
– Bị phân tán nguồn lực: Yêu cầu báo giá rất nhiều nhưng không theo dõi hoặc phản hồi.
– Thường xuyên “biến mất” sau khi nhận báo giá.
– Yêu cầu thông tin quá chi tiết nhưng không có ý định hợp tác.

💎 Đặc điểm của “Khách hàng tiềm năng thật”
📋 1.1 Có nhu cầu cụ thể và rõ ràng
– Cung cấp thông tin chi tiết: loại hàng, khối lượng, tần suất, tuyến đường.
– Có kế hoạch kinh doanh rõ ràng, timeline cụ thể.
– Đặt câu hỏi thông minh về dịch vụ, quy trình, compliance.
🤝 1.2 Quan tâm đến giá trị, không chỉ giá cả
– Hỏi về chất lượng dịch vụ, thời gian vận chuyển, độ tin cậy.
– Quan tâm đến năng lực xử lý vấn đề, customer service.
– Muốn hiểu rõ quy trình làm việc, hệ thống tracking.
🔑 1.3 Có quyền quyết định hoặc ảnh hưởng đến quyết định
– Là owner, giám đốc, hoặc trưởng phòng logistics/xuất nhập khẩu.
– Có ngân sách và authority để ký hợp đồng.
– Sẵn sàng giới thiệu hoặc sắp xếp gặp mặt với decision maker.
😫 1.4 Có vấn đề thực sự với forwarder hiện tại
– Phàn nàn cụ thể về dịch vụ hiện tại (delay, hidden charges, poor communication).
– Đang tìm kiếm giải pháp cho vấn đề cụ thể.
– Có lý do chính đáng để thay đổi nhà cung cấp.

🛡️ Chiến lược phân biệt và xử lý
🔍 Bước 1: Qualification (Đánh giá) nhanh chóng Sử dụng framework BANT:
Budget: Họ có ngân sách không?
Authority: Họ có quyền quyết định không?
Need: Họ có nhu cầu thực sự không?
Timeline: Họ có timeline cụ thể không?
🗣️ Bước 2: Đặt câu hỏi thăm dò
“Anh/chị hiện đang làm việc với forwarder nào?”
“Vấn đề lớn nhất anh/chị đang gặp với dịch vụ hiện tại là gì?”
“Anh/chị dự kiến sẽ ra quyết định khi nào?”
“Khối lượng hàng hóa dự kiến của anh/chị trong 3-6 tháng tới là bao nhiêu?”
🚦 Bước 3: Phân loại và ưu tiên
🥇 Priority A (Khách hàng vàng): Có nhu cầu thực sự + ngân sách + quyền quyết định + timeline rõ ràng.
– Đầu tư thời gian tối đa.
– Meeting trực tiếp.
– Giải pháp customized.
🥈 Priority B (Khách hàng tiềm năng): Thiếu 1-2 yếu tố trong BANT.
– Nurture qua email, phone call định kỳ.
– Cung cấp giá trị thông qua content, market insights.
– Chờ timing phù hợp.
🗑️ Priority C (Khách hàng ảo): Thiếu 3-4 yếu tố trong BANT.
– Trả lời lịch sự nhưng tối thiểu hóa thời gian.
– Automated response với thông tin cơ bản.
– Không follow up nhiều lần.
🛑 Bước 4: Bảo vệ thời gian của bạn
– Đặt expectation rõ ràng: “Để chuẩn bị báo giá chi tiết, tôi cần thông tin X, Y, Z”.
– Không cung cấp quá nhiều thông tin miễn phí cho người chỉ “xin giá”.
– Lịch sự từ chối những yêu cầu không hợp lý.

Mindset đúng của Sales Logistics chuyên nghiệp:
1. "Chất lượng > Số lượng"
- 10 khách hàng chất lượng tốt hơn 100 inquiry vô nghĩa.
- Mỗi giờ làm việc nên tập trung vào khách hàng có ROI cao nhất.
2. "Hiểu khách hàng > Bán dịch vụ"
- Trở thành trusted advisor (cố vấn đáng tin cậy), không chỉ là sales.
- Giải quyết vấn đề thực sự, không chỉ chào giá.
3. "Xây dựng quy trình > Hành động ngẫu hứng"
- Lead qualification system.
- CRM/Sales force để tracking và follow-up.
- KPI đo lường đúng (quality của leads, conversion rate, không chỉ số lượng email gửi đi).